介護記録アプリのケア実績を勤怠管理で利用して毎月の勤怠管理を効率化

介護業界では介護記録のシステム化は比較的進んでいるものの、勤怠管理は出勤簿であったりタイムカードであったり、エクセルなど手間のかかる方法で管理しているケースが少なくないと言われています。毎月発生する勤怠管理の集計にかかる手間をどうにか効率化したいと考える勤怠管理担当の方や責任者の方も多いのではないかと思います。ここではそんな方々に向けて、介護記録アプリの介護実績を使って勤怠管理に反映できることをご案内しています。毎月かかっていた勤怠集計の手間を削減できますので、ぜひこの記事を読んで勤怠連携できる介護記録アプリの選定に進んでみてください。

1. 介護記録アプリ連携で実現する勤怠管理の自動化と効率化

ここでは介護記録アプリ連携で実現する勤怠管理の自動化と効率化についてご案内いたします。

1-1.勤怠管理の「ムダ」をなくす！ 介護記録アプリとの連携が解決する課題

介護業界の勤怠管理者の方々は、月末勤怠集計や請求作業に追われて残業時間がかさんでしまう、そんな方も多いのではないでしょうか。日々の業務では、職員がケア記録として「〇時にサービス開始、〇時に終了」という実績を入力していると思います。しかし、その後に別途、勤怠システムにも「〇時に出勤、〇時に退勤」という実績を入れ直したり、あるいはケア記録とタイムカードや出勤簿を照合する二重の手間が発生しているのではないでしょうか。

具体的には以下のような無駄が発生してしまいます。

●転記ミスの発生
手作業や目視による照合・入力は、ヒューマンエラーの温床になってしまいます。介護情報の管理ソフトやエクセルファイルへの二度打ちであったり、手書きの勤怠などでも転記ミスは発生することがあります。

●集計コストの増加
月末になると管理者や事務員が、介護情報の管理システムや、エクセル、手書きの帳票など、情報が散っているためそれぞれ集計や確認する作業が発生してしまいます。1名の担当者がすべてのデータ集計や書類確認をしていると大きな負担になるため、複数人で行っている場合もあるかと思います。基本的には分担してもかかる合計時間は1人でやるのと一緒ですので、集計コストという形で跳ね返ってきてしまいます。

●リアルタイム性の欠如
勤務実績が確定するまでに時間がかかり、人件費の予実管理やシフト調整が遅れてしまう場合があります。

本記事で解説する「介護記録アプリと勤怠管理システムの連携」は、この二度打ちや書類の確認といった手間のかかる構造的な課題をシステムを利用して効率的に解決するものです。職員が日々のケア記録をアプリに入力するだけで、それが自動的に勤怠実績として処理される仕組みを導入し、あなたの事業所のバックオフィス業務を効率化しましょう。

1-2.介護記録アプリと勤怠連携の基本メカニズム

この記事のメインテーマでもありますが、介護記録アプリに蓄積されりケア実績を活用して職員の勤怠管理を行うことも可能です。
介護記録アプリは事業所内で提供する介護サービスの管理や国保連へ請求を行うためだけのものではありません。介護記録データには「いつ、誰が、どれだけ働いたか」を示すデータがたまっているので、それは非常に精度の高い勤務実績データと言うことができるのです。
この精度の高い勤務実績データを有効活用するのが介護記録アプリと勤怠連携の仕組みです。連携の形態は大きく分けて2つあります。

●一体型（ワンパッケージ型）
介護ソフトや記録アプリを提供するベンダーが、勤怠管理や給与計算の機能も自社システム内に統合しているケースです。アプリに入力されたケア記録データが、同じシステム内の勤怠管理機能にリアルタイムで反映されます。データの同期がスムーズで、システム間で形式を合わせる手間が一切ないことがメリットと言えます。

●外部連携型（データ出力型）
介護記録アプリで集計した実績データを、事業所がすでに利用している外部の勤怠管理システムや給与計算ソフトに連携させるケースです。記録アプリからCSVファイル形式などで勤務実績データを出力し、それを外部の勤怠システムに取り込みます。API連携により自動でデータがやり取りされる高機能なシステムもあります。既存の勤怠・給与システムを変えずに、記録の効率化だけを図りたい場合に有効です。

特に訪問介護事業所では、ケア記録の開始・終了時刻がそのままサービス提供時間となり、給与計算の基礎となるため、この連携は大きな効果を発揮します。

1-3.連携機能がもたらす現場と管理部門へのメリット

介護記録アプリの勤怠連携が実現すると単に集計作業が楽になる以上のメリットが生まれます。

【職員（現場）へのメリット】
●打刻忘れの防止
ケア記録の入力＝実質的な打刻となるため、打刻忘れや修正申請の手間が減り、本業であるケアに集中できます。

●業務の標準化
記録と実績が連動することで、スタッフ間での記録ルールや時間管理の意識が高まります。

【管理部門（勤怠管理者）へのメリット】
●劇的な時間短縮
月末の集計・照合作業にかかっていた時間を、数十分～数時間単位で削減できます。

●適正な人件費管理
ケア実績に基づく正確な勤務時間データが自動で集まるため、サービスごとの工数や人件費を正確に把握し、経営分析に役立てられます。

●コンプライアンス強化
記録に基づく客観的なデータが残るため、労働法制に則った正確な勤怠管理が可能になります。

1-4. 勤怠連携で実現できるコアな勤怠実績

ここでは具体的に介護記録アプリから勤怠連携を行うことでできる勤怠の内容をご紹介します。

2.事業形態別に見る最適な連携パターンとチェックリスト

ここでは事業形態別に見る最適な連携パターンとチェックリストをご案内いたします。

2-1.訪問介護・訪問看護・定期巡回事業所向けの選定ポイント

直行直帰が基本となる訪問系サービスは、記録＝打刻の連携機能が最も効果を発揮する領域ですが、同時に「どこからどこまでが労働時間か」の判断が最も複雑です。

●推奨パターン
訪問系に特化した外部連携型（Colibriなど）や、訪問介護の機能が充実した一体型（カイポケなど）。特に、給与計算の複雑さが課題であれば、手当計算のロジックを細かく設定できるシステムを選びましょう。

2-2.通所介護（デイサービス）・施設系事業所向けの選定ポイント

施設・通所系サービスは、夜勤や長時間勤務、多職種連携が特徴です。

●推奨パターン
ワイズマンのような施設・多サービス対応のフルラインアップ型、またはケアズ・コネクトのように勤怠・チーム連携機能が強化されたシステム。法定帳票の自動出力機能が充実しているかを確認しましょう。

2-3.居宅介護支援事業所向けの選定ポイント

ケアマネジャーの業務は、訪問や施設職員とは異なり、主に事務作業と外出・会議が中心です。

3.選定時に必ずチェックすべき最終確認事項

ここでは選定時に必ずチェックすべき最終確認事項をご案内いたします。

3-1.現場の操作性と運用定着への対策

新しいシステムへの移行は、現場職員の「慣れ」に対する抵抗が最も大きな障壁となります。 介護記録の操作画面が、スマートフォンやタブレットに慣れていない職員でも迷わず入力できるほどシンプルで直感的か。特に打刻のボタンが大きいか、画面遷移が少ないかが重要です。また、導入時の操作研修にどれくらいの時間がかかるか、ベンダーが動画マニュアルや訪問研修を提供しているかを確認しましょう。研修のコストも導入費用の一部と考えるべきです。
トライアル期間の活用も大切で契約前の無料トライアル期間を、単なる機能検証で終わらせず、現場の職員数名に実際に使ってもらい、「操作性」と「通信速度（レスポンス）」を評価してもらうことも定着の鍵を握ります。

3-2.災害・トラブル発生時のサポート体制

データ連携は複雑なため、システムトラブルが発生した場合にスムーズに復旧できるかが、事業継続を左右します。サポートの専門性も大切でトラブル時に「介護報酬請求」と「労務管理」の両方の視点からサポートできる体制があるかも確認することをおすすめします。ちなみに一体型ソフトのベンダーは、両方に精通している場合が多いです。緊急時の対応時間の面でも月末月初や給与計算期など、緊急性の高い時期に迅速に対応できるサポート体制（営業時間や連絡手段）が整っているかも考慮する必要もあります。

4.主要介護ソフト・アプリの勤怠連携機能一覧

以下の表は、前述した連携の「パターン（一体型か外部連携型か）」や、「対応するサービス」といった観点から、代表的なシステムを比較したものです。