デイサービスのシフト作成や勤怠管理をシステムで自動化！毎月の手作業を削減

デイサービス（通所介護）のシフト作成や勤怠管理をエクセルや紙を使っているため「毎月毎月手間がかかって仕方がない」「どうにかシフト作成や勤怠管理の手間を減らす方法はないものか」そんな思いを持っているデイサービスのシフト作成者や勤怠管理者の方も多いのではないでしょうか。
この記事では、シフト作成ツールや勤怠管理システムを導入するとシフト作成や勤怠管理の手間を減らしていけることをご案内しています。このほかにも、手作業でシフト作成や勤怠管理を行っている時の課題を振り返ったり、自動でシフトが作成できるメリット、勤怠管理データの手集計や転記を無くせることなども詳しくご案内しています。この記事を読んでぜひデイサービスへシフト作成ツールや勤怠管理システムの導入に向けサービス選定を進めてみてください。

1. デイサービスのシフト作成・勤怠管理が抱える課題

ここではデイサービスのシフト作成・勤怠管理が抱える課題についてご案内いたします。

1-1.人員基準チェックの恐怖と膨大な労力

デイサービス（通所介護）の運営において、最も神経を使うのが人員配置基準の遵守です。利用者様の人数に応じた介護職員、生活相談員、看護職員といった資格・職種ごとの配置基準は、サービス提供時間を通じて満たし続ける必要があります。「職員の急な欠勤で配置基準を下回っていないか？」「この時間帯は看護師が抜けるが、基準割れしないか？」これらの複雑な基準を、エクセル上のマス目や手書きのシフト表を見ながら毎回手作業で確認し、調整を繰り返す作業は、管理者にとって大きな精神的負担です。もしミスがあれば、指導対象となったり、最悪の場合は報酬の返戻につながるリスクさえあります。

1-2.勤怠集計の非効率性による給与計算の遅延・ミス

紙の出勤簿やタイムカードを使っている場合、月末になると職員一人ひとりの打刻（出退勤時刻）を手作業で集計し、Excelへ転記する必要があります。

• 手書きの読みにくさや、打刻ミスの確認
• 休憩時間や残業時間の計算ミス
• Excelでの複雑な関数集計の確認作業

この手間のかかる作業は、時間外労働を正確に把握するという現代の労働管理の観点からも非効率的です。また、勤怠集計が遅れると、給与計算部門へのデータ連携も遅れ、職員への給与支給にも影響を及ぼしかねません。

1-3.職員の希望調整と公平な負担分配による疲弊

シフト作成は、単に人員基準を満たすだけでなく、職員の公平感やモチベーションにも直結します。「特定の職員ばかり送迎や入浴介助を担当していないか？」「休み希望の偏りをどう調整するか？」「子育て中の職員の勤務時間配慮はできているか？」これらの細かな配慮を手作業で調整し、誰もが納得できる公平なシフトを毎月組むことは、作成者の時間と精神を大きく消耗させます。

1-4.シフト作成ツールや勤怠管理システムによる自動化で不安と手間から解放

これらの課題は、最新のシフト作成ツールと勤怠管理システムを導入することで、解決していくことができます。本記事では、シフト作成時の人員配置基準チェックの自動化と勤怠管理時の集計・転記作業の自動化を中心に解説していきます。ぜひツール・システムの力を借りて、法令を確実に遵守しながら、管理者と職員の負担を軽減し、より質の高い介護サービス提供に集中できる環境を整えていきましょう。

2. デイサービスのシフト自動作成がもたらすメリット

ここではデイサービスのシフト自動作成がもたらすメリットについてご案内いたします。

2-1. 「配置基準の自動チェック機能」がもたらす安心感

シフト自動作成ツールや、それに付随する機能の最大の強みは、設定された人員配置基準をシステムが自動で把握・チェックしてくれる点にあります。

1. リアルタイムでのアラート機能
   システムは、シフトを作成・変更する際に、サービス提供時間全体を通して、職種ごとの最低配置人数を満たしているかをリアルタイムで監視します。例えば、午前11時に入浴介助のため介護職員が席を外す時間帯があったとします。手作業では見落としがちな、この「特定の時間帯の欠員」をシステムが検知し、「この時間帯は基準を下回っています」と警告表示（アラート）を出してくれます。これにより、管理者様は「シフトが完成した後」ではなく、「作成している最中」にミスに気づき、すぐに修正することが可能になります。
2. 資格・役割の自動判別と管理
   デイサービスでは、介護職員、生活相談員、看護職員、機能訓練指導員など、複数の資格・職種の職員を配置する必要があります。システムでは、あらかじめ職員の持つ資格情報を登録しておくだけで、その資格に基づき必要な人員配置に自動で組み込みます。

複雑な基準の計算式を人間が覚える必要はなくなり、常に法令に基づいた最適な配置が担保されます。これは、行政監査や実地指導への対策として、非常に大きな安心材料となります。

2-2.職員の希望を考慮した「自動提案」による作成時間の劇的な短縮

シフト作成ツールは、単に法令チェックをするだけでなく、作成者の手間や時間を軽減することができます。

1. 公平性と希望優先順位の調整
   職員から提出された「休み希望」や「短時間勤務の希望」をシステムに入力するだけで、人員基準を満たしつつ、可能な限り希望を優先したシフト案を自動で提案します。特定の職員に負担が集中しないように、送迎担当、入浴担当、レクリエーション担当といった役割や業務のローテーションも設定可能です。これにより、作成者は「公平性の担保」に頭を悩ませる時間を大幅に削減できます。
2. シフトパターンの標準化
   デイサービスでは、「早番（8:00～）」「日勤（9:00～）」「遅番（10:00～）」といった定型的なシフトパターンが基本です。システムはこれらのパターンを登録し、ワンクリックで人員を満たすようにパターンを配置していきます。

2-3.突発的な欠員への対応力向上

シフトは完成したら終わりではありません。職員の急な体調不良や欠勤が発生した場合、手作業で代わりを探し、その都度、人員基準を再チェックするのは大きな負担です。そのためシフト管理システムを導入しておけば、欠員が発生した瞬間に「代替要員リスト」や「基準を満たすための最低限必要な人員の増員指示」を表示することができます。これにより、急な欠員が発生してもシステムを利用して人員基準をきちんと考慮しながら代替職員を見つけることができます。

3.勤怠管理システム導入による労働時間や給与計算データの一元化

ここでは勤怠管理システム導入による労働時間や給与計算データの一元化についてご案内いたします。

3-1.転記・集計作業ゼロへ！「自動勤怠管理」の仕組み

勤怠管理システムを導入することで、これまで管理者が行っていた煩雑な集計・転記作業が自動化され、手間と時間の両方を大幅に削減できます。

1. 多様な打刻方法とリアルタイム連携
   手書きの出勤簿や古いタイムカードと異なり、最新の勤怠システムは様々な打刻方法に対応しています。
   ・PC・タブレット打刻： 事務所に設置した端末から出勤・退勤を記録。
   ・スマートフォン打刻： 訪問介護を兼ねる場合や、施設外からの直行直帰時に便利。
   ・ICカード・生体認証： より正確で不正打刻を防ぐことが可能。
   これらの打刻データはリアルタイムでシステムに記録されます。紙の出勤簿を元に手でExcelに入力し直すという、月末の集計作業自体が不要になります。
2. 自動計算による正確な労働時間把握
   システムは、職員の打刻時間から、休憩時間、所定労働時間、法定時間外労働（残業）などを自動で計算・集計します。複雑な端数処理や、就業規則に合わせた特定の休憩時間の除外なども、あらかじめ設定しておけば正確に処理されます。手作業では間違いやすい月をまたぐ勤務時間や、遅刻・早退などの時間も自動で計算されるため、集計ミスがほぼゼロになります。

3-2.法令遵守とリスクヘッジ：正確な労働時間把握の重要性

「働き方改革」が進む現代において、企業には職員の労働時間を正確に把握する義務があります。勤怠管理システムは、法令遵守の観点から非常に重要な役割を果たします。

1. 残業時間の自動アラート
   システム上で36協定や時間外労働の上限を設定しておくことで、特定の職員の残業時間が規定値に近づいた際に、管理者へ自動で警告（アラート）が発せられます。これにより、管理者はシフト作成時に事前に調整したり、業務量の見直しを行ったりと、過度な残業を未然に防ぐための対策を迅速に講じることができます。
2. 労働時間の客観的な記録
   システムによる打刻は、いつ、誰が、何時に働いたかという客観的な証拠として記録されます。これは、労働時間のトラブル防止や、万が一の労務監査の際にも、施設側が正確なデータを提示できる強力な武器となります。

3-3.シフトデータとの連携による業務効率の最大化

最も効果が高いのは、以前に紹介したシフト作成ツールと勤怠管理システムが一体となっている、あるいは連携している場合です。予定（シフト）と実績（勤怠）がシステム内で自動で照合されます。これにより、遅刻や早退、残業といった予定外の労働時間がすぐに分かり、管理者はその理由や妥当性を迅速に判断できます。最終的に、この正確な勤怠データが、給与計算ソフトへCSVデータなどで連携されるため、給与計算部門も月末の集計作業から解放され、データの一元管理が実現します。

4.シフト作成ツールや勤怠管理システム導入 不安や乗り越え方

ここではシフト作成ツールや勤怠管理システム導入 不安や乗り越え方についてご案内いたします。

不安点①：操作が難しく、職員が使いこなせないのではないか？
高齢の職員が多い、あるいはITリテラシーに差がある場合、「新しいシステムを導入しても定着しないのでは」という不安が生じます。

【乗り越え方】直感的な操作性と手厚いサポートの選定 システムを選ぶ際は、以下の点に着目しましょう。

• 「介護現場特化型」のシステムを選ぶ
  介護現場のシフトパターンや専門用語に合わせた設計になっているため、汎用的な勤怠システムよりも直感的に操作できるケースが多いです。
• シンプルな打刻方法を選ぶ
  スマートフォンアプリでの「タップ打刻」や、タブレットでの「顔認証」など、誰でも簡単に利用できる打刻方法を選ぶことで、現場の職員への負担を最小限に抑えられます。
• サポート体制を確認する
  導入前の研修はもちろん、導入後に疑問やトラブルが発生した際に、電話やチャットで迅速に対応してくれるベンダー（販売会社）を選ぶことが、定着の鍵となります。

不安点②：今までの紙・Excelのデータ移行や初期設定が大変ではないか？
既存の職員情報や過去の勤務実績などを新しいシステムに移し替える作業、そして自施設の複雑な就業規則やシフトパターンを初期設定する作業が、大きな負担となるのではないかという懸念です。

【乗り越え方】データ移行サポートとカスタマイズ性の確認 システムの導入負荷を軽減するためには、ベンダーが提供する導入サポートを最大限に活用しましょう。

• データ移行サポートの有無
  既存のExcelデータなどをシステム側で取り込み、移行作業を代行・支援してくれるサービスがあるかを確認します。
• 初期設定の柔軟性
  貴施設の休憩時間のルールや変則的な勤務体系（※変形労働時間制はなくても、短時間や半日シフトなど）に合わせて、システム側で細かくカスタマイズ設定ができるかを確認しましょう。この初期設定を丁寧に行うことが、後の正確な運用につながります。

5.代表的なデイサービス向けシフト作成ツール・勤怠管理システム

ここでは代表的なデイサービス向けシフト作成ツール・勤怠管理システムについてご案内いたします。