メールの設定画面で「POP」や「IMAP」と表示され、これ一体何なんだと思われているところかもしれません。POPとはPCやスマホへメールを落としてして読むことで、IMAPとは都度サーバーにあるメールを見に行って読むことです。
POPは動作がサクサク使え、ネット回線が使えなくても読めたり、IMAPは誰かが読むと他の人には既読で表示されたりとそれぞれ便利さに違いがあります。
本記事には事例も掲載してあるので、読み終えると自社内ではPOPが便利か、IMAPが便利か答えを出せると思います。ぜひこの記事を活用して社内提案や導入計画作りを進めてみてください。
1.POPとIMAP
POPとIMAPの違いですがこれはメールをPC・スマホに保存するか、あるいはサーバーに保存するかの違いです。それぞれの特徴や違いを見ていきましょう。
1-1.POPとは何か
POPは、パソコンやスマホの受信トレイでメールを保存します。PC・スマホの受信トレイにメールを保存するので表示速度が速い利点があります。例えるならPOPは、会社の受付から書類を自分の机に持ち帰るようなものです。一度机に持ち込むので受付に書類は残りませんし、机に書類があるため他の人は見られません。
1-2.IMAPとは何か
IMAPは、スマホやパソコンでメールを保存せず、サーバーに保存して必要時にメールを見に行きます。チームでメールを見る時、誰かが読んだら既読となり、削除も全員に反映されます。例えるならIMAPは、オフィスの共有ボードに貼られた書類であって、社員全員がいつでもどこからでも共有ボードを見て同じ書類を確認できます。
1-3.POPとIMAPの違い
一番大きな違いはPOPの場合は受信トレイのメールはネット回線が不通になっても見られます。IMAPはネット回線が不通になるとメール自体が一切見れません。
あとはPOPではPC・スマホで受信する都度、サーバーから通常はメールを消しているで容量不足は起こりにくいです。しかしIMAPは自分でメールを削除をする必要があります。削除しないとサーバーがいっぱいになり、新規メールを受信できなくなります。
2.POPとIMAPはどっちがいい？
POPやIMAPにはそれぞれ長所・短所があり、ここでは少し詳しく見ていきたいと思います。仕事の仕方と長所・短所を比べて、自社の仕事にはどちらがあっていそうか、考えてみましょう。
2-1.POPの長所・短所
【長所】
- 動作が軽快でメールがサクサク表示できる
- サーバー（自分の郵便受け）が一杯になりメールが差出人に戻るリスクが少ない
- ネット回線が不調でつながらなくても過去のメールが読める
【短所】
- もしPC・スマホが故障してしまうと過去のメールが全部見れなくなってしまう
- 1つのアドレスを何人かで受信することは可能だが、設定にやや手間がかかる（これをやるならIMAPもオススメ）
- PCやスマホを乗り換える際に、受信トレイの移行作業が必要
2-2.IMAPの長所・短所
【長所】
- 1つのアドレスを複数人のPCで見るときに簡単で便利
- パソコンで既読にしたらスマホで見ても既読になっている（削除も同様）
- パソコンやスマホなどが壊れても、メールは問題なく残る
【短所】
- ネット回線がつながらない時は、メールが全く読めなくなる
- 時々メールを削除しないとサーバーが容量オーバーで新たな受信ができなくなる
3.オフィスでの使い方
ここでは主に企業の職場を想定してPOPとIMAPの使い分け事例を紹介します。
3-1.POPの使い方
主に1台のパソコンでメールを集中管理する際におすすめします。
【経理担当の鈴木さん】
鈴木さんは毎日、取引先から請求書や見積書をメールで受け取り、重要なファイルなため共有ドライブに保存して仕事を行っています。経理業務は鈴木さん1人です。
⇒POPがオススメ！
・添付ファイルもスピーディーに開けます
・請求書や見積書を共有ドライブに保存するなら、もしPCが壊れてメールが読めなくても安心です
【営業担当の田中さん】
田中さんの所属する営業部は全員で5人いて、5人とも個人のアドレスを持っています。また営業部内の情報共有用に1つのメーリングリストがあり5人で使っています。営業部は全員が持ち出し可能なモバイルPCで仕事をします。
⇒POPがオススメ！
・メールがスピーディーに開けます
・出先で通信圏外にいても受信トレイが確認可能
・部内の情報共有はメーリングリストで
・スマホで会社のメールをチラ見程度なら、POPでもOK
3-2.IMAPの使い方
複数のPCで既読・未読・振り分けフォルダを共有してメールを利用する場合に便利です。
【不動産会社内見予約担当の佐々木さん】
佐々木さんが勤める不動産会社は、様々な不動産掲載サイトに物件を掲載中です。毎日様々なサイトから内見の予約メールが舞い込みます。佐々木さんは内見予約チームに所属して3人で内見予約の対応をします。
⇒IMAPがオススメ！
・受信トレイの振り分け設定をすれば、チーム全員が
・未対応：受信トレイ、対応中：「調整中」フォルダ、完了済：「完了」フォルダのようにメールの処理状況をリアルタイムに把握できます。
・誰かが既読にするとほかのメンバーにも既読で表示され、重複対応の防止も可能です。
・佐々木さんが昼の休憩中でも、他のメンバーがすぐに予約状況を確認して対応できます。
【営業担当の佐藤さん】
佐藤さんの会社では、全営業社員に持ち出し可能なモバイルPCと、緊急連絡用も含めてスマートフォンを支給しています。休日に顧客から緊急連絡が入ることもあります。
⇒IMAPがオススメ！
・スマートフォンでメールチェックをしてPCで開いたメールは既読になり未読が見つけやすい。
・PCもスマホも利用頻度が高い方にもおすすめ。
4.注意点
【3台のPCでIMAPで受信したいが、間違って1台だけPOPで設定した！！】
⇒最初にPOPで設定されたPCで受信すると、そのメールは別の2台に表示されないことがあります。設定には気を付けましょう。
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