タブレットで手軽に勤怠管理を電子化！労務管理の手間を削減できる方法を紹介

誰でも手軽に操作できるタブレットを使って勤怠打刻の電子化を実現できます。現在タイムカードで勤怠を行っている場合は、月次の勤務時間の集計もタブレットにて自動で行うことができます。勤怠管理システムが必要になりますがタブレットを導入し勤怠の電子化を行うことで、労務管理の手間を削減することができます。この記事では、タブレットで勤怠を行う場合のメリットデメリットや勤怠管理システムの選び方をご案内します。社内で勤怠の電子化を検討することになってもこれを読めばタブレットや勤怠管理システムの選び方がわかり、導入を進めていくことが可能です。ぜひ自社への導入に活かしてみてください。

（1）タブレットで行う勤怠管理とは

タブレットで行う勤怠管理とは、勤務開始と終了の打刻を職場のタブレットを使って行うことです。誰でも簡単に操作できるタブレットを打刻に使うことで、どの年代でも手軽に早く打刻を行うことができます。

もしタイムカードやエクセルを使って勤怠管理を行っている場合は、タブレットと勤怠管理システムを導入することで、勤務時間の計算をはじめとした労務管理業務の手間を削減することができます。さらに、タブレットの打刻データを給与計算ソフトと連携すれば給与計算も自動で手間なく行うことも可能です。

タブレットによる勤怠管理の導入で労務管理の手間削減はもちろん、打刻する社員も簡単な操作で日々の勤怠登録が可能となります。

（2）メリット

（1）タブレットが1台あれば勤怠の打刻ができる
タブレット上に勤怠管理システムを起動しておけば、社員はタブレット画面のタップ操作だけで出勤や退勤の打刻が可能です。タイムカードのマシンなどは不要ですので、タブレットを1台置けるスペースさえあれば、打刻をすぐに開始することができます。不正対策には顔写真認証機能を組み込んでいる勤怠管理システムもあります。（タブレットで勤怠を行うには、タブレットのほかに通信回線や勤怠管理システムが必要です）

（2）時間や場所に制約がない
タブレットを起動しておけば、早朝でも深夜でも打刻が可能です。設置する場所も、タブレットの通信が通じる場所であれば、事務所やお店のどこにでも置くことが可能です。
またタブレットはWi-Fiモデルもありますが、LTEモデルを導入すると、通信に関する設定を省けるメリットもあります。ただこの場合はLTEで使用する通信キャリアの電波が飛んでいるか事前に調べた方が良く、タブレットを置く予定の場所にそのキャリアのスマホを置いて通信が圏内であるか確認することをお勧めします。

（3）ペーパレス化で紙管理の手間とコストを削減できる
勤怠の打刻をタブレットで行うのでペーパレス化を実現できます。タイムカードやタイムレコーダーの購入費用が削減されるほか、勤務時間の手集計や保管の手間を削減することができます。

（4）タブレットと給与計算ソフトを一緒に使うと打刻した時刻を使って給与計算も可能
紙で日々の勤務時間を記録して、エクセルで毎月勤務時間を集計し、給与システムに打ち込む流れで業務をしている場合は毎月労務管理担当の方に結構な手間がかかっていると思います。
タブレットと給与計算ソフトを連携して使えば、タブレットで取った社員の出勤退勤時刻から、勤務時間を算出し、給与計算ソフトへ取り込むことができます。手で行っていた勤務時間の集計や給与計算ソフトへの登録の手間を削減することができます。

（3）デメリット

（1）タブレットのコストがかかる
デメリットとしてはタブレットの購入等にコストがかかることがあります。
タブレットには、端末代だけで購入できるＷi-Fiモデルと、端末代と別途毎月通信料のかかるLTEモデルがあります。タブレットを設置する場所に社内Wi-Fiが飛んでいれば毎月の通信料がかからないWi-Fiモデルを導入することでコストを抑えることができます。

（2）タブレットの故障時への備えが必要
例えばタブレットのディスプレイが割れてしまい、勤怠が登録できない、ということも起こりえます。このような場合は、何か別の手段で社員の勤務時間を記録しておき、後日タブレットが直ってから打ち込むということで対応可能です。タブレットでの勤怠を運用開始する前に、壊れた場合にどう社員の勤務時間を記録するか等マニュアルを整備しておくことをおすすめします。

（3）セキュリティ対策が必要になる場合がある
タブレットで使用する通信環境や勤怠管理ソフトにもよりますが、自社の情報セキュリティポリシーによっては、さらに、タブレットの通信を暗号化するセキュリティ機能（VPN）も導入が日必要な場合があります。社内に情報システム担当の方がいればその方に相談いただくことをお勧めします。

（4）タブレット勤怠管理の活用例

（1）飲食店での利用例
ある飲食店では、タブレットをレジの横にあるスペースに置いて、社員、アルバイトの出退勤時に利用しています。タブレットは誰でも簡単に操作でき、幅広い年齢層が働く現場でも迷うことなく操作できる強みを発揮できています。

（2）建設業での利用例
ある建設会社では、LTEモデルのタブレットを使い現場で勤怠管理を実施しています。GPSで位置情報も確認できる勤怠管理システムを使い確実な労務管理にも利用しています。

（5）勤怠管理システムの選び方

タブレットを購入しただけでは打刻はできず、別途勤怠を管理するソフトも必要です。ここでは、タブレットと接続できる勤怠管理システムの選び方をご紹介します。勤怠管理システムを導入すると、社員の労働時間の算出も自動で行うことができます。

（1）コストと機能で選ぶ
基本的には導入が簡単なクラウド型がおすすめです。クラウド型の中にも、GPSを使って打刻する機能がついたもや、打刻時に顔写真で認証できるものもあります。これは価格と自社で利用する機能を検討しながら選定する方法です。

（2）給与計算システムと連携できるものを選ぶ
自社で使用している給与計算システムにもよりますが、タブレットで取得した勤務時間を給与計算システムへ取り込んで、給与の算出まで行える場合があります。これは勤怠管理システムを選ぶ際に自社の使っている給与計算システムへ勤怠データを取り込みできるか調べて選定する方法です。

（3）勤怠システムと給与計算システムがセットになったものを選ぶ
1つのシステムで、タブレットでの勤怠管理から給与計算まで可能なシステムを選ぶ方法もあります。この場合、現在使っている給与計算システムから移行することになります。勤怠給与が1つのシステムで実現でき手間は減りますが、移行のための検証や準備にも手間がかかりますので、部門で検討するか一度考えてから調査されることもお勧めいたします。

（5）タブレット対応のクラウド型勤怠管理システムのご紹介

ここでは導入の簡単なクラウド型勤怠管理システムをいくつかご紹介します。システム名をクリックするとシステムの公式サイトへリンクしますので詳細はそちらでご確認ください。