ワークフローツールを導入して申請と承認をペーパレス化！スピードアップ実現

会社内には、許可や承認が必要な業務や申請が様々あります。例えば、出張申請や住居変更、見積提出前の確認や値引き申請など、さまざまな申請事が管理系から営業系まであります。ワークフローツールを導入すると、申請から承認までシステム上で効率的に行うことができます。社内のワークフローが煩雑でツールを検討中の担当者の方のために、ツールの導入で解決できることや、ツールの主な機能、メリット・デメリットをまとめました。この記事を読んで、具体的なワークフローツールの比較に進み、効率化のためぜひ自社に導入してみてください。

1.ワークフローツールとは

ここでは、そもそもワークフローとはどんなことかや、クラウド型のワークフローツールについてご説明します。

1-1.そもそもワークフローとは

ワークフローとは、社内で許可や承認が必要な業務や申請を、効率的に進められるように手順化したものです。具体的な業務や申請の例では、業務だと契約書の押印や見積の割引申請などがあり、申請では通勤経路の変更や物品購入の申請などがあります。

これらはいずれも、契約書の押印や物品を購入を行いたい担当者が起点となり組織内の許可や承認を取得していきます。ワークフローとは、どのようなことをするなら、社内の誰に許可を取って、をいわば仕事の流れにしたものになります。

何度も同じような承認処理が必要になるならば事前に「こういう承認の流れで仕事をしてください」とルール化すると効率化ですよね。社内業務全般における許可や承認が必要な業務や申請を、社員が進めやすくするために流れにしたものをワークフローと言います。

1-2.ワークフローツールとは

ワークフローツールとは、これまで紙で行われていた社内申請をシステムで行えるようにしたサービスのことです。紙を使った申請業務は、申請者も承認者もその場で申請内容を目視できるメリットもありますが、手書きや印刷に時間がかかったり、承認者が不在だと承認を進められず止まってしまったり、承認完了の通知や保管にも手間がかかっていました。この申請から承認・保管までをワークフローツールで電子化することができます。ワークフローツールへ申請を入力すると承認者へ自動で送付され、実際にツール上で承認されると速やかに申請者へも自動で通知されます。このほかにも、例えば今の段階は誰の承認待ちで止まっているかの可視化ができたり、一定額以上の決裁であれば承認者のルートを変えるなど様々な機能が用意されています。シンプルに言うと社内承認を速やかに進められ記録もきちんと保管できるのがワークフローツールの特徴です。

1-3.一般的にはクラウド型のワークフローツールがおすすめ

ワークフローツールは、ワークフローを電子化して社内の申請や許可を効率的に回すことができるシステムです。このワークフローツールは大きく分けて、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。

クラウド型とは、Web上で契約すると、主にエッジやクロームなどのブラウザを使って利用するシステムのため、ソフトのインストールや機器の設定が不要で、ITの知識がなくても手間なくすぐに利用することができます。
【主なクラウド型のワークフローツール】ジョブカン、jinjer、コラボフロー、Create!Webフロー、X-point Cloudなど

オンプレミス型は、自社内のサーバー上にワークフローツールのインストールを行い、社内端末から利用できるように設定を行う必要があります。カスタマイズもでき、初期費用はかかるものの大人数で長期間使う場合はコストを低減することも可能です。導入には社内要望を整理したり、社員のPCでワークフローツールを利用できるように社内ネットワークを調整する必要もあり一定のITの知識を持つ人材も必要です。
【主なオンプレミス型のワークフローツール】ワークフローEX、EXPLANNER/FLⅡなど

最近ではクラウド型が比較的コストが低く始められ、かつ導入に特別なITの知識も必要ではないため多く普及するようになっています。

2.導入で解決できる課題

ここではワークフローツールを導入して解決できる課題をご案内します。

2-1.社内申請業務のペーパレス化

社内には総務・経理・営業・システムなど様々な申請が存在します。申請の数は数えると数十にもなることがあると思いますが、これらを電子化することが可能です。申請者も承認者もワークフローツールを使うことで即時であったり空いた時間に申請や承認をすることもできるようになるため、申請側も承認側も負担を軽減することができます。

総務・・・・稟議/名刺の追加/通勤経路の変更/人間ドックの補助/契約書押印/慶弔/育児介護
経理・・・・物品購入/出張精算/
営業・・・・見積提出/割引申請/接待/
システム・・新入社員PC/ソフトウエア追加/メールアドレス追加/テレワーク

2-2.承認や許可のスピードアップ

特にクラウド型のワークフローツールであれば、社外からでも手軽に承認をすることができます。例えば移動中にスマホでワークフローツールを開き内容を確認して承認を行うと言ったことも可能です。承認後にはワークフローツールが自動で次の承認者へ承認依頼を通知しますので、手間なく次の方へ承認のフローを引き継ぐことができます。

2-3.差し戻しの手間や頻度を減らすことができる

ワークフローツールを利用することで差し戻しを減らす工夫をしていくことも可能です。例えばワークフローツールで申請画面を準備する際に、添付ファイルが必要なものであれば必須するなども可能です。マウス1クリックで申請でき便利ですが不備に気づかないまま承認者へ投げたままになってしまうこともあります。単純な不備であれば、申請段階で添付ファイルがなければ送信できなくするなど差し戻しの手間を減らすことができます。このほかにも申請画面に注意事項を記入することもできるため、運用開始後に差し戻しが多い申請書については申請画面を改修して注意事項を追記することもできます。

ちなみに差し戻し自体はワークフローツール上で承認者が行うことができます。（差し戻しは申請者へ自動で通知されます）

2-4.内部統制の強化

社内の申請と許可がワークフローツールによって可視化できるので内部統制を強化することができます。

例えば、契約や見積といった対外的にも影響を及ぼす事項で仮に問題が発生した場合に、申請や承認の内容はきちんとワークフローツールに残るため問題があって対応を確認することになった際にもスムーズに対応することができます。

また定期的な監査を行う場合にも、過去の申請や承認を抽出して速やかに対応することができます。また上場の準備にも内部統制の構築は必要とされており、将来的に上場も視野に入れている企業であれば、内部統制の体制を構築する観点からも早めにワークフローツールを導入してしまうのも一つの手とも言えます。

3.ワークフローツールの主な機能

ここではワークフローツールの主な機能をご案内します。

3-1.申請・承認・保管

ワークフローツールの最も基本的な機能が申請・承認・保管機能です。

・申請
基本的にはワークフローツール内に様々な申請書がテンプレートで用意されています。それらを自社に併せて修正を入れて運用していくのが一般的です。（多くのワークフローツールには物品の購入申請書から見積書や稟議書まで一般的なテンプレートが用意されています）
過去の申請内容をコピーして申請したり、スマートフォンを利用して出先から申請することなども可能です。

・承認
ワークフローツールでは承認の状況も一目で確認することができます。ツール上で申請を受付すると、1番目の承認者に通知が行く仕組みで、それ以降にも承認者が指定されている場合には、承認が完了するごとに次の承認者へ承認依頼の通知が流れていきます。例えば、どこかで承認が止まっている場合はいまどこの承認者で止まっているか、ということも一目で確認することができます。またコメント機能もあり承認者がコメントを残すことができます。ちなみに、決裁金額の10万円未満なら部長決裁、10万円以上なら社長決裁など社内の規定がある場合は、申請書に入力された決裁金額によって自動で承認経路を変えることもできます。

・保管
承認が終わった申請はワークフローツール内に保管され、後から内容を確認したり、保管されている申請を開いてコピーすることもできます。保管期間はワークフローツールによって異なりますので、ツールを比較する際にご確認されることをおすすめします。

3-2.様々なデバイスへの対応やスマホなど

クラウド型のワークフローツールは、PCでもスマホでもどちらからでも利用しやすいように設計されています。そのため出先の移動中にスマホで申請や承認を行うこともできます。すきま時間を活かして承認を行えると、申請から承認までの時間短縮にもつなげることができます。

3-3.通知機能

ワークフローツールから承認を依頼する通知は通常はメールで送られる場合が多いですが、人によっては気づきづらい場合もあり、ビジネスチャットに通知を送信することもできます。例えば、Microsoft TeamやChatwork、slackなどで承認依頼の通知を受け取ることのできるワークフローツールも用意されています。普段ビジネスチャットをよく利用している場合は、そのチャット画面に承認依頼の通知を差し込んで早めに承認者に気づいてもらう方法もあります。

4.メリット

ここではワークフローツールを導入した場合のメリットをご案内します。

4-1.申請業務のペーパレス化

ワークフローツールを導入することの一番大きなメリットは、申請書のペーパレス化かもしれません。申請から承認、保管にいたるまで紙を使わずにワークフロー業務を完了させることができます。管理部門で使う申請書類は多種多様で様々なものがありますが、逆に営業部門では見積書や割引申請など決まった書類を数多く使う場合が多いです。どちらの場合でもワークフローツールを使うことで、ペーパレス化を実現でき決裁スピードも速めることができます。

4-2.人事労務システムと連携させると業務がより効率的に

人事労務システムとは、人事労務の様々な業務を1つのシステムで効率的に管理できシステムです。人事労務システムにはワークフローも含めて様々な機能があり、入退社、勤怠、給与、人事、評価、異動、スキル管理、採用、社会保険、年末調整などの業務を行うことができます。

この人事労務システムに付属しているワークフロー機能で住居変更の申請を行うと、承認の後に人事労務システム内の社員住所が自動で新しくすることもできます。他にも扶養の変更申請を行うと社会保険や年末調整にも変更を波及させることもできます。

人事労務システムは、代表的なものにSmartHRや、jinjer、オフィスステーションなどがあります。一部の機能だけ利用することもできる（例えば勤怠だけなど）ため、既に何かの人事労務業務で人事労務システムが入っている場合もあります。自社に一部の機能だけでも労務管理システムが入っている場合は、人事労務システム内のワークフローツールを効率化のため使うこともおすすめです。

5.デメリット

ここではワークフローツールを導入した場合のデメリットをご案内します。

・コストがかかる
ワークフローツールの導入には、コストがかかります。完全にアナログで申請や承認を行っていた企業にワークフローツールを導入する場合は、ツールの導入で全く新しいコストがかかることになります。この点で会社の理解を得にくい場合もあるようですが、ワークフローツールを導入することでペーパレス化で決裁のスピードを上げられることや、クラウド型のワークフローツールを導入してスモールスタートで始められることなどを説明すると会社の理解も得られやすいかもしれません。

代表的なワークフローツールのご案内

ここでは代表的なワークフローツールをいくつかご案内します。