予実管理システムを導入して売上やKPIの目標・進捗管理業務を効率化

自社で予算に対する売上やKPIの進捗をエクセルを使って行っているが、手作業が多く時間がかかったり、ミスがあるとやり直しになってしまったりと課題を感じることも多々あるのではないでしょうか。この予実管理は、特に経営陣が自社の営業進捗を見つつ、適宜修正を行う際に必須とも言える重要なデータです。予実管理システムを導入すると社内にある売上やKPI、経費を統合・一元管理を行い自動で集計や帳票作成を行うことができます。
ここでは現在エクセルで予実管理を行い課題を抱えている企業の担当者の方に向け、予実管理システム導入することで解決できる課題や、メリット、デメリットをご案内します。ぜひこの記事を読んで予実管理システムの導入に向けてシステムの選定に進んでみてください。

1.予実管理システムとは

ここでは、そもそも予実管理システムとはどのようなものかなどをご案内いたします。

1-1.そもそも予実管理システムとは何か

予実管理システムとは、立案した売上や各種経費などの数値目標に対して、進捗状況や結果が数値でどうであったかを集約して集計・分析するものです。

売上や販売数量などの目標があって達成していくためには、途中で達成状況を管理し必要な営業活動を行っていく必要があります。予実管理システムを使うことで、目標に対する現時点の達成状況をすぐに確認することができます。システムを利用すれば、目標と受注状況を週に1回定点観測して、速やかに営業施策を検討していくこともできます。そのため、予実管理システムを導入することで手間をかけず速やかに予実管理を実行していくことができます。

1-2.予実管理システムの種類

予実管理システムは、大まかに分けると3種類に区分することができます。

1. データ分析や経営指標に強い予実管理システム
   システムで集約した予実データの分析機能であったり経営向けのレポートやダッシュボードを作成しやすい機能が付いている予実管理システムのことです。経営陣がきめ細やかな予実管理を要望する場合にも比較的対応しやすいシステムです。
2. エクセルに似た操作ができる予実管理システム
   予実管理システムの中には、エクセルのような操作で予実管理を行えるものもあります。予実管理システムの導入を検討する企業は、既にエクセルで予実管理を行っている場合が大半だと思いますが、現在のエクセルフォーマットを活かして予実管理をシステム化したい場合は、比較的スムーズに利用できるシステムです。
3. 様々なシステムからデータを取り込み分析できる予実管理システム
   販売や経費に関するデータが社内の複数のシステムに散財している場合に力を発揮するのがこの種類の予実管理システムです。

売上や販売数量などのKPI、経費などが会計システムをはじめ、セールスフォースなどのSFA、販売管理システム、自社システムに散っている場合でも他と比べてスムーズにデータを一元管理することができます。

1-3.予実管理システムとエクセルとの違い

予実管理システムは、機能が予実管理に特化しています。そのためエクセルとは下記のような違いがあります。

1. エクセルで予実管理を行うのに比べ様々な操作工数が減らせる
2. 予実管理に必要な予算配分や実績、到達状況、分析予測など機能が組み込まれている
3. 定期的に行う会計システムや業務システムのデータ取り込みの工数がエクセルよりも減らせる
4. 権限管理が可能でレポートのエクセル形式の出力やデータの編集を利用者によって制限することができる
5. 大量のデータを取り込むことができるため、会計システムや業務システムのデータが重くてもスムーズに取り込んで処理をすることができる

2.予実管理システムの導入メリット

ここでは、予実管理システムの導入メリットをご案内いたします。

2-1.売上や経費等のデータを効率的に一元管理することができる

社内に業務システムや会計システム、セールスフォースなどのSFAがバラバラのメーカーのサービスとして入っている場合は、それぞれのデータを出力して予実管理システムで一元管理することができます。取り込み後は、予実管理システム側の機能で自動計算や自動集計、帳票作成などを行い予実管理システムを行っていきます。エクセルで一元化を行うとどうしても計算式を直したり集計範囲を修正したりといった手作業が発生しそれがミスの要因にもなります。予実管理データの一元化と同時に正確さを期することが予実管理システムの導入で可能になります。

2-2.会計システムや販売管理システムから自動で売上や経費のデータを取り込むことができる

予実管理システムには、他のシステムからデータを取り込む機能が付いており、会計ソフト、業務システム、ERP、SFAなどから売上や経費などを自動でインポートすることもできます。データはAPIやCSVで予実管理システムに連携できるので、定期的な売上や経費のデータを取り込む作業を自動化したり効率化することができます。

2-3.属人化を解消することができる

予実管理システムは一度、予実管理の中身を初期設定をしてしまえば、定期的な売上や経費の情報を流し込み予実管理の帳票を作っていくことは自動化することができます。エクセルでの予実管理は、多段階の加工が必要になったりするので、工程が複雑になりやすく属人化しがちです。予実管理システムの導入によって運用段階は人に頼ることなくデータの一元化や集計を行うことができ、その結果属人化を解消することができます。
なお、桁が1つ多いのではないかなど、システムに打ち込まれているデータが正しいかの判断は引き続き人間が行っていく必要はあります。

2-4.大容量のデータでも簡単に登録・処理することができる

会計システムや業務システムから情報を出力した場合、案件単位、入金単位など細かく大容量のデータが出力されることがあります。エクセルで予実管理を行っていると、読み込みに時間がかかったり、読み込めても集計に多くの時間がかかることがあります。大容量データの登録もシステムであれば安定して処理することができ、業務効率を向上させることができます。

2-5.レポートやダッシュボードを利用して帳票の自動作成ができる

予実管理に関するリアルタイムのデータを使い、システム上でをレポート作成することができます。またダッシュボードをあらかじめ作成しておけば、ダッシュボードへアクセスするだけで最新のデータを確認することもできます。

3.予実管理システム導入のデメリット

ここでは予実管理システムの導入デメリットをご案内いたします。

3-1.コストがかかる

多くのメリットがある予実管理システムの導入とその運用ですが、やはりデメリットとなるとコストを挙げることができます。クラウド型の予実管理システムの話となりますが、初期費用は無いケースもありますが月額費用が利用する社員数分かかることがあり、長期に渡り大人数で利用すると負担が大きく成りがちです。

3-2.導入時に負荷がかかる

予実管理システムは、売上や経費を外のシステムから取り込んで運用するため導入時に例えば会計システムや業務システムとどうデータ連携するかの要件定義を行う必要があります。これは、予実管理システムでできる事を把握したり、自社としてよりよい予実管理はどういうものか検討したり、現在の会計システムや業務システムからデータを出してそれらが可能かなど、を検討するといった業務となってきます。割とシステムやビジネスの両方の理解も必要で時間な業務であるため、導入時にこのような業務を担当できる人物のリソースを押さえておく必要もあります。

4.予実管理システムの選び方

ここでは予実管理システムの選び方をご案内いたします。

4-1.自社の会計システムや業務システムと連携が可能か

予実管理システムを選ぶ際に一番に確認することかもしれませんが、自社で使用している会計システムや業務システムが、APIやCSVでの予実管理システムへのデータ取り込みに対応しているか、という点です。
APIで連携が可能であれば、定期的な売上やKPI、経費の予実管理システムへの連携は操作を特にせず自動で行うことも可能になってきます。またCSVで連携する場合は定期的にCSVの取り込み作業は発生しますが、手打ちすることなくまとめてデータを連携することができます。

4-2.自社のKPIとスムーズに連携可能か

会社によって追いかけていく目標は、売上だけでなく、販売台数であったりオプションなどもKPIとして設定されていることがあります。例えば自動車ディーラーの営業であれば、新車の販売台数、利益額、点検契約の数、オプションの販売金額などがあります。これら売上以外に定められている目標をシステムで追いかけるためには、KPIが設定可能な予実管理システムを導入する必要があります。

4-3.自社にとってコストパフォーマンスが合うものか

基本的には、クラウド型であれば最安で初期費用なく月額で6,000円程度から予実管理システムを利用することができます。（システムを利用する社員数により追加課金される場合があります）
また、自社でサーバーを用意して予実管理システムを稼働させるオンプレミス型だと、年額で50～60万円程度から利用することができます。
導入のハードルはクラウド型の方が費用負担が軽い分、低く、その代わりとして業務を合わせる部分もでてくると思います。オンプレミス型は、システムのカスタマイズも別途費用がかかりますが可能です。
システムを利用する人数やオンプレミス型かクラウド型を選ぶかでも費用は大きく変わってきます。

4-4.適切に操作や閲覧の権限管理ができるか

例えば、予実管理システムからレポートをエクセル形式で出力する際などに、権限設定ができるか、も確認しておく必要があります。予実管理システムには、売上やKPI、経費の進捗状況や結果が一元管理されています。流出すると大きな経営リスクにもなりえるデータが含まれていますので、権限管理がどこまでできるかも確認する必要があります。

4-5.導入時のコンサルやサポートがあるか

予実管理システムは導入時に、希望の帳票を作るためには自社のシステムとどうつなぎ合わせるかの要件定義を行います。この作業は実際に作成したい帳票会計システムや業務システムのデータを使い作成できるか検証します。希望の帳票を作り上げるために、現システムを分析して予実管理システムの設定方法を決めていきます。この要件定義にはビジネスの理解とシステム構築のノウハウの両方があると比較的スムーズに行くため、要件定義や設定について導入時にコンサルしてくれたりサポートしてくれるサービスがあるかも、確認することをおすすめいたします。

4-6.無料トライアルが行えるか

クラウド型の予実管理システムであれば無料でトライアルを行えるものもあります。データの連携までいかず基本的な操作の確認だけになるかもしれませんが、どういった画面を操作することになるか、レポートはどう表示されるのか、など中を一度見てみることをおすすめいたします。システムによっては無料トライアルがなくて、デモが見られるのみの場合もあります。デモを見る際には事前に確認したいことをまとめておくことをお勧めいたします。

5.代表的な予実管理システム

ここでは代表的な予実管理システムをいくつかご案内いたします。