作業日報アプリを導入して手軽な日報入力と即時共有を行う！

社内で作業日報の報告を行っているものの、エクセルで打ったものをメールで送っているため検索に時間がかかったり、紙で日報報告を行っているためタイムリーにメンバー間で共有できなかったりという課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか。
他にも日報についての課題はあると思いますが、作業日報アプリを導入することで日報報告の運用を改善していくことができます。ここでは、日報の運用に課題を持っている中小企業のIT担当の方や経営者の方に向けて、作業日報アプリを導入メリットやアプリの選び方をご案内いたします。手軽に日報の入力や共有ができる環境の整備に向けて、この記事を読んでぜひ作業日報アプリの比較に進んでみてください。

1.作業日報アプリとは

ここでは作業日報とはどのようなものかや、作業日報アプリとはどのようなものかなど、まず最初に知っていただきたいことをご案内いたします。

1-1.作業日報とは

そもそも作業日報とは、個人やグループで行っている業務について、その日にどのような事を行ったかや、反省点、共有事項などを報告したり改善に利用するための書類です。日報ですので基本的には1営業日ごとに作成して、日々内容を積み重ねたり内容の確認を行っていきます。職種ごとにも日報は利用されて、例えば営業社員は営業日報を、乗務員は運行日報、製造業務を行う社員は品質管理日報など、それぞれの職種に必要とされる最適化された書式で記入しているケースが多いです。また日々の業務報告としてだけでなく、例えばシフト制で動いている職場の場合は引継ぎや申し送りのような意味合いでも日報が記入されることもあります。
業務によってはPCやスマホなどのデバイスが近くに無い場合は、現在でも紙に手書きで日報を残すこともあります。このように日々の進捗や起こったことをタイムリーに共有するために日報は様々な職場で利用されています。

1-2.そもそも作業日報アプリとは

作成日報アプリとは、従業員がその日に行った業務の内容をを上長や業務指揮者に対して効率的に報告できるアプリのことです。
アプリならPCはもちろんスマホでも報告できるので、デスクワーク、現場に行って行う建設業、客先への常駐や派遣など様々な状況での日報報告に利用できます。その他にもプロジェクトメンバーによる業務報告であったり、社内や社外から業務問合せがあった際の記録にも利用することができます。
これらは、
チャットだと1つの画面に様々な話題が投下され、時間がたつと投稿が下に流れてしまい検索性があまりよくない面があります。作業日報アプリでは日付ごとやプロジェクトごとに記述することもできるため、掲示板に日付やプロジェクトをピンでとめて書いてくイメージで後から検索もしやすく利用していくことができます。
作業日報アプリを利用すると、日報の入力や検索がしやすく内容を管理しやすい面や、スマホを使って場所を問わずに入力ができるなど、日報業務の手間を減らして運用することが可能です。

1-3.作業日報アプリにはどのような種類があるか

日報のアプリは主に4種類あり、作業日報の特化型、データベース型、コミュニケーション型、システム連携型に分けられます。

1.作業日報に特化型
日報作成をメインに置いたアプリです。基本的に日報の共有や管理が効率的にできればまずはOK！という企業向けです。汎用的に利用できるので、営業日報など顧客の様々なニーズを速やかにフリーフォーマットで記述したい時にも有効的に利用することができます。

2.データベース型
アプリに入力した日報が、そのままデータベースに保存され、上司への日報であったり、顧客向け報告書、社内共有情報など、様々な帳票で利用することができるタイプです。例えば、清掃業務を受託している会社がデータベース型の日報を利用すると、清掃担当者が日々の作業日報を入力したのち、上司やメンバー、顧客それぞれに適切なフォーマットや共有範囲で日報を報告・共有することができます。

3.社内コミュニケーション型
日報入力機能に加えて、社内のメンバーとチャットなどでメッセージを送信することができます。このため入力した日報に対して、メンバーからコメントをもらったり、課題や改善意見を募るといった使い方も可能です。

4.システム連携型
作業日報アプリを顧客管理システムや販売管理システムとつないで利用できる機能です。つなぐというのは、例えば作業日報アプリと販売管理システムを繋いで、アプリに打ち込まれた日報を販売管理システムでも見られるようにすることです。これによってマーケティングや企画など別部門が営業動向を把握したい場合でも、企業ごとや商談ごとに最近の営業日報を確認するといったことも可能になります。

1-4.一般的な日報における課題

一般的な日報の報告を行う際に課題となることは、報告に時間がかかりやすいこと、報告先が開くまでに時間がかかること、検索や共有がしずらいことなどが上げられます。
特にメールで日報を打っていたり、紙で日報を作成している場合はこれらの課題がよく現れます。メールや手書きではテンプレートが無いため記入に時間がかかってしまいます。また、メール送信や回覧などで提出を行っても読むべき人へ即時に通知が行くわけではありません。また、メールでは見たい日報を探す際に日付や内容で検索して、ヒットしたメールを開いて探していた日報かを確認する必要があります。このように即時の共有性や検索性など、（アプリを使わない）一般的な日報には見たい時にすぐに見れないという課題が存在しています。

2.作業日報アプリの導入メリット

ここでは作業日報アプリの導入メリットをご案内いたします。

2-1.作業日報の入力の手間を削減できる

日報作成を作業日報アプリで行うことで、日々の入力をテンプレートを利用して行うことができるため入力の手間を削減することができます。新人が入ってもテンプレートを利用することで簡単に報告を行うことができます。また、写真など添付ファイルもつけることができるため、状況も比較的簡単に説明することができます。最初に自社にあわせたテンプレートを作成する必要はありますがその後の日報入力の手間を削減していくことが可能です。

2-2.場所を選ばず日報の入力ができる

アプリでの日報作成ならば、時間や場所を選ばずにすぐに記入に取り掛かることができます。スマホでも入力できるため空き時間や移動中にも入力することができ、勤務時間を有効活用していくことが可能です。日報を書くために事務所まで戻ってPCに入力して、という時間と手間を削減して働き方改革にもつなげていくことができます。日報を入力するために営業社員が事務所に帰るケースもまだ多いのではないでしょうか。その場合でも、スマホと作業日報アプリさえあれば事務所に帰ることなく営業の出先でその日の日報を入力することができます。もちろん営業職以外でもスマートフォンとアプリがあれば同様の対応は可能です。

2-3.日報の検索や蓄積が容易になりノウハウ・ナレッジとして活用できる

作業日報アプリに日々の日報を登録していくことで、日ごろの業務や進捗以外にもイレギュラーの対処方法や、気づき、アイデアも蓄積していくことができます。メールやエクセルでは1件づつ中を開かないと、ポイントをつかむこともできませんが、アプリであれば検索機能で一気に知りたいことを検索できるため、日報アプリをノウハウやナレッジの貯蔵庫として利用することもできます。

2-4.社内コミュニケーションの促進

日報の入力・共有機能に、コメントを残す機能やいいねを付ける機能を活用することで、日報を使って双方向のコミュニケーションを取ることもできます。メールやエクセル、紙などで日報を共有していると、受け取った日報へ手軽なリアクションは返しずらいものがありましたが、日報をアプリで運用することで感想や意見、励ましなども気軽に返すことができます。またリモートにいても対面で働いていても日報に関するコミュニケーションは変わらずに行っていくことができます。

3.作業日報アプリの選び方とは

ここでは作業日報アプリの選び方をご案内いたします。

3-1.まずは自社の導入目的や課題を簡単にまとめる

まず最初に作業日報アプリ検討する際には、ぜひ自社の導入目的や課題、用途を簡単にまとめることから始めてみましょう。自社の目的や課題を出しておくことで、後々アプリの比較をやりやすくすることができます。アプリは、いろいろな種類があったり特定業界向けのものなど幅広くあるためです。

まずは用途から始めることが一番簡単かと思います。例えば、営業日報として利用したい、内勤業務の申し送りに使いたいなど。
次に導入目的を確認してみます。これは日報の入力を現在行っている従業員へ確認するといいでしょう。例えば日報の入力を会社に戻らずにスマホで日報入力できるようにしたい、日報をペーパレス化したい、など。
最後に現在の日報に関する課題を確認してみましょう。例えば、日報を提出してもタイムリーに読んでもらえない、写真の添付や縮小に時間がかかるため日報への写真添付が進まない、など。

一番最後の課題については、日報を日ごろ書いている従業員は意外と気づいていないこともあるので、ぜひ作業日報アプリの導入を推進している立場の人が主導して課題の仮説を立てたり確認をしていくことをおすすめします。

自社の導入目的や課題の取りまとめは、あまり詰めて行うと大変で時間もかかるため、一通り社内確認した結果をまとめる程度で済ませてしまうことおすすめいたします。

3-2.見やすい画面であるか

日報の入力は会社にもよりますが、幅広い年代や幅広いITリテラシーの方も共通して行っていく業務になります。そのため日報を入力する画面が使いやすい、見やすいことも重要です。ぜひ無料トライアルがあれば画面を実際に見て打ち込んで、見やすく表示されるかは確認することをおすすめします。ここで特に確認していただきたいのは、スマホでの入力画面が見やすくできているかです。例えば文字サイズが読み取りに十分であるかや、文字色がはっきりとした黒色であるかなど、なるべくすべての従業員がはっきり文字を認識できそうかという観点でチェックすることをおすすめします。
見やすさがあまりよくないと導入後に、手書きの方が良かった、エクセルの方が良かったなど、以前のやり方に戻したい人も出てくるかもしれません。そのため、最初からそういった意見が出ることも若干想定に入れて、使いやすさの調査を進めていくことをおすすめします。

3-3.様々なデバイスに利用できるか

作業日報アプリは基本的にはクラウド型のサービスのため、部署内で各自がいろいろなデバイスから日報を打ち込んでも、自動で全員で共有することができます。例えば、Aさんは事務所のPCで日報を打ち、Bさんは出先からスマホで日報を打ったとしても、二人のアプリにはAさんとBさん両方の日報が表示されています。今の作業日報アプリなら基本的にはどのアプリでもこのような動作をするはずですが、比較の際は様々なデバイスで利用できるクラウド型のアプリであるか念のため見ておくこともおすすめします。

4.代表的な作業日報アプリのご案内

ここでは代表的な作業日報アプリをいくつかご案内いたします。