タイムカードや出勤簿を使っている企業も、勤怠管理システムを導入している企業も、ICカードでの打刻を導入すると労務管理や打刻の手間が削減できます。タイムカードや出勤簿を使っている場合は勤怠管理システムを導入する必要はありますが、ICカードリーダーは比較的安価に入手でき、社員の勤務時間も自動で取り込むことができます。本記事では労務管理の手間を削減したい企業に向けてICカードを使った打刻のメリット・デメリットや導入までの大まかな流れを解説します。ぜひこの記事を読んで自社でICカード打刻の導入が可能か環境を調査して、可能ならぜひ社内に導入してみてください。
(1)ICカードを使った打刻とは？
ICカードを使った打刻とは、交通系ICカード等をカードリーダーにかざし社員が出勤や退勤の打刻をすることです。メリットはICカードをかざすだけで誰が何時何分に出勤・退勤した情報が自動で勤怠システムへ取り込むことができます。ICカードをかざす操作は、改札でICカードをかざすのと同じようにすればよく、誰でも簡単に日々の勤務時間の登録が可能です。
実際にICカードを打刻に使うには、ICカードに対応した勤怠システムが必要です。その他にも、ICカードリーダーを用意したり、勤怠システムの設定をしたり、社員のICカードを登録したりと、ある程度の作業が発生します。
ここでは、ICカード打刻のメリット・デメリットや、どんな企業がICカード打刻に向いているか、導入の流れもご紹介します。さらにはICカード以外の打刻の方法もご紹介しますので、参考にしてください。
(2)利用できるICカードの種類
一般的に勤怠の打刻では、以下の2種類のICカードが利用できます。
（1）交通系ICカードやnanacoやWAONといった電子マネー
・交通系ICカード（Suica、PASMO、ICOCA、TOICAなど）
・nanaco
・WAON
※スマホやスマートウォッチに入れて使うモバイルSuicaやモバイルPASMOは対応できない勤怠システムもあります。
（2）ICカード型の社員証
ICカード型の社員証を使っている企業では（勤怠システムが対応していれば）社員証をICカードリーダーにかざして打刻に利用可能です。
(3)メリット
（1）打刻操作が簡単で速い
打刻操作は社員がICカードをリーダーへかざすだけなので、誰もが簡単かつスピーディーに打刻をすることができます。紙のタイムカードで時々発生する、他人のタイムカードを間違って打刻してしまった・・・ということもなくせます。
（2）導入コストを抑えらえる
ICカードリーダーは購入する必要がありますが、安いものであれば1台あたり数千円で購入することができます。ICカードについては、例えば社員が持っている交通系ICカードを利用すれば、ICカードにコストをかけないことが可能です。
（3）出勤退勤時間が自動で勤怠システムに取り込まれる
ICカードリーダーは勤怠管理システムと接続して利用しますので、社員がICカードをかざした出勤と退勤の時間を自動で取り込むことができます。紙のタイムカードを使っていた場合は、日毎の勤務時間の手計算および入力が自動化されますので、労務管理担当者の手間も削減することができます。
（4）不正打刻を防ぐ効果がある
ICカードには1枚1枚に異なるICカード番号が付与されています。このICカード番号をあらかじめ勤怠管理システムへ利用する社員の氏名とともに登録します。こうすることで本人のICカードをかざした場合にだけ、その本人が出勤・退勤したことを記録でき、不正打刻を防ぐ効果があります。
（5）ペーパレス化でコスト削減や社員の紙管理業務を無くせる
タイムカードや出勤簿といった紙で勤怠管理をしていた場合は、紙の購入費用を無くすことができます。また、過去のタイムカードや出勤簿を保管する手間も無くすことができ、ICカードを使った打刻を行うことで紙の管理業務も無くすことが可能です。
(4)デメリット
（１）ICカードを忘れると打刻ができない
あたりまえですが、社員がICカードを忘れるとその日の打刻はできなくなってしまいます。このような場合は、勤怠管理システムに出勤時間・退勤時間を手動入力するなどのフローを用意しておく必要があります。
（２）ICカードの紛失時には、新しいカード番号を勤怠システムへ再登録する必要がある
ICカードを紛失した際に、新しいカードを再発行した場合はICカードの番号が変わっている場合があります。場合により新しいカードを再発行しても、紛失時と同じICカード番号で再発行される場合もあるようで、ともかくカードを再発行した場合は、カードを再登録する流れにしておくと確実です。
（３）直行・直帰やテレワークでは使えない
ICカードリーダーが必須のため、リーダーが設置されていない場所で勤務する場合は、ICカード打刻はできなくなってしまいます。そのため、直行・直帰やテレワークの際は、別の打刻方法を決めておく必要があります。
(5) ICカードでの打刻が適した企業
ICカードでの打刻が適している企業は、拠点が多すぎず、かつ従業員数も20名以上規模の場合はお勧めできます。拠点が多い会社だと各拠点にICカードリーダーを配布するコストが増えたり、リーダーの故障時にも復旧に時間がかかることがあります。（リーダーはPCにつないで使用するため、打刻専用のPCを利用する場合はそのコストも多拠点だとかさみます。）
またある程度社員数がいることで、出勤時間・退勤時間を自動で勤怠管理システムへ取り込むメリットも活きてきます。
(6)ICカード打刻 導入の流れ
１．まずは、現在利用している勤怠管理システムがICカード打刻に対応しているか確認する
２．ICカードリーダーを購入し、勤怠管理システムと接続してみる
最初は1台だけ購入して実際に打刻がうまくいくかテストすることをお勧めします。
打刻専用のPCを用意すると、夜遅い時間に帰る社員でもスムーズに打刻することができます。
３．問題なければ必要な数のカードリーダーを購入し、社員のICカード番号を勤怠管理システムへ登録する
４．あとは社内にICカードリーダーでの打刻開始日を周知して利用開始する
この時、混乱防止のため、ICカードを忘れた場合や出張中はどう打刻を打つかなど、運用ルールをマニュアル化しておくことをおすすめします。
(7)ICカード以外の便利な打刻方法とは？
ICカード以外にも、最近は様々な機器で打刻ができるようになっています。ここでは一例をご紹介します。ICカード以外にも打刻の選択肢がありますので、必要でしたら併せて検討してみてください。
（1）PC・スマホ・タブレットのブラウザ上から出勤・退勤時間を打ち込んで打刻する（標準機能）
（2）社員の指の静脈を使った指静脈認証による打刻
（3）iPadを使いって社員の顔認証で行う打刻
（4）GPSの位置情報を使って行う打刻
（5）専用QRコードを社員各自に配布し、スマホでQRコード読み込んで打刻する方法
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