クラウド型のマイナンバー管理システム導入で安全性を高め管理を効率化する！

労務管理、人事の業務の中には、マイナンバーを利用して遂行する業務があります。例えば、源泉徴収票の発行や、健康保険、雇用保険の手続きにもマイナンバーの情報は必要です。マイナンバーは法律で個人情報とされており、漏洩が起こった際には罰則も規定されています。そのためエクセルによるマイナンバーの管理を行っている場合は、業務が煩雑になる以外にも漏洩のリスクも上がりやすくなってしまいます。ここでは、そんなエクセルでマイナンバーの管理を行っている担当者の方に向けて、クラウド型のマイナンバー管理システムを導入するとどんな業務課題が解決できるかや、システムの機能、メリット、デメリットをご案内します。この記事を読んで、自社のマイナンバー管理を効率化して安全性も高めることのできるマイナンバー管理システムの導入に向け、ぜひシステム選定に進んでみてください。

1.クラウド型のマイナンバー管理システムとは

ここではクラウド型のマイナンバー管理システムとはそもそもどのようなものかや、マイナンバーが企業で必要とされる業務、法律で規定されているマイナンバーの安全管理措置、マイナンバーに関する罰則をご案内します。

1-1.そもそもクラウド型のマイナンバー管理システムとは

社内でマイナンバーが必要になる業務が総務や労務、人事などの業務でいくつか存在します。従業員のマイナンバーは番号そのものが個人情報です。企業は税や社会保険等の業務でマイナンバーを使っていかなければなりませんが、同時に従業員から預かったマイナンバーを厳格に管理してゆく必要があります。そういった企業のニーズに応えるマイナンバーを安全かつ手間なく管理していくためのクラウドサービスが昨今増えています。ここではそんなマイナンバーのクラウド管理システムをご紹介したいと思います。

1-2.マイナンバーが必要な労務管理業務

企業の総務や労務、人事などの業務でマイナンバーを利用した業務があることはお伝えしました。ここでは具体的なマイナンバーを使う業務例をご紹介します。

• 税金
  支払調書（報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書）
  源泉徴収票
  年末調整（給与所得者の扶養控除等申告書）
• 社会保険
  健康保険
  厚生年金保険被保険者資格取得届
  厚生年金保険被保険者資格喪失届
• 雇用保険
  被保険者資格取得届
  被保険者資格喪失届
  介護休業給付⾦⽀給申請書
  育児休業給付⾦⽀給申請書

マイナンバーが必要となる書面をご覧いただくとわかる通り、従業員の入社から退職まで一貫して必要になってきます。つまり従業員の在職中はマイナンバーが労務管理系の業務で必要となるため企業は安全かつ厳格に従業員のマイナンバーを管理していく必要があります。

1-3.マイナンバーの取り扱いに求められる安全管理措置

国がマイナンバーの流出や紛失を防止する目的で企業に対して4つの措置を求めています。4つの措置は安全管理措置と言われ「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（番号法）と「個人情報保護法」で定められています。企業は4つともすべてに対応する必要があります。

1. 組織的安全管理措置
   管理部署の体制を整備したり担当者のアクセス記録を保存したりといった、安全にマイナンバーを管理するための体制面を整えることを意味します。
2. 人的安全管理措置
   罰則があるマイナンバーの流出をおこさせないよう、担当者に管理方法や法令での罰則を教育したり担当者の業務を管理していくことを意味します。
3.  物理的安全管理措置
   従業員から取得したマイナンバーは漏洩に対して物理的に安全措置を構築することを意味します。例えば紙であれば鍵がかかり入退室を管理している場所に保管したり、サーバーやPCであるとロックができる場所で保管・管理したり盗難防止のためのワイヤーロックをかけるなど対応が必要となります。
4. 技術的安全管理措置
   技術的の意味はPCやシステムのことを表し、マイナンバーを扱うPCやシステムを起動したら、ID・パスワードやICカードなどを使って担当者以外のアクセスをシステム的にブロックするような防護が必要とされています。

1-4.マイナンバーに関する罰則

マイナンバーはそのものが個人情報であることはご説明いたしましたが、マイナンバーの漏洩に対しては法律で罰則が規定されています。※マイナンバーカードを作らないことに対する罰則ではありません。

マイナンバー漏洩についての罰則：4年以下の懲役、200万円以下の罰金
懲役と罰金は両方とも課される場合があります。違法な行為をした個人のほか、その個人を雇用している法人も罰せられる場合があります。

情報流出が起こった場合は、実際に法で処罰される場合があります。これに加えてニュース等で企業に対する悪いイメージが広く社会に伝わり、社会的な損失も被ることになります。

2.クラウド型のマイナンバー管理システム導入で解決できる課題

ここではクラウド型のマイナンバー管理システム導入で解決できる課題をご案内します。

2-1.マイナンバーに求められるセキュリティ対策が取られたシステムを利用できる

クラウド型のシステムであれば、サーバーやシステム自体をまとめてシステム会社が管理し安全対策を施します。そのため企業側はシステム自体にプログラムをアップデートなどの安全対策を取る必要がありません。もともとクラウドサービスはハードウェアやシステムは、利用する企業には見えないWEB上にあり、セキュリティ対策などシステムの安全管理はシステム会社側ですべて行っています（システムの保守をしなくていいのがクラウドのメリット）。国が法律でマイナンバーを扱うシステムには情報流出のないよう安全管理を求めていますが、クラウド型はこの安全管理をシステム会社が行っています。

2-2.クラウド型の人事労務系システムへマイナンバーを自動連携できる

主なクラウド型のマイナンバー管理システムには、給与システムであったり社会保険、年末調整、支払調書などの管理システムも付属しています。それらのシステムで給与や社会保険、年末調整などの業務を行うとそれらの業務の帳票へ簡単にマイナンバーを落とすことができます。番号を二度打ちすることがなくなるため業務効率を上げることができます。

2-3.システム上でマイナンバーの廃棄予約や削除証明書も発行可能

退職するなどの理由で企業が従業員のマイナンバーを利用しなくなると、企業は保持しているマイナンバー情報の消去が必要です。例えば退職が決まった社員がいた場合に、システムに●月×日にマイナンバーを削除するよう設定することもできます。
また削除証明書の発行したシステムであれば、削除後に削除証明書を発行することも可能です。

3.クラウド管理のマイナンバーシステムの機能

ここではクラウド管理のマイナンバーシステムの機能をご案内します。

3-1.従業員によるマイナンバー登録機能

マイナンバーのクラウド型管理システムへの登録を従業員自らが行える機能です。社員個人ごとにマイナンバー登録サイトのログイン情報を配布し、従業員がスマートフォンでサイトへログインするとカメラを使いマイナンバーカードを撮影して登録できます。
一般的にこのマイナンバーの従業員登録機能には、間違って別人の番号が登録されないよう、二段階認証などのセキュリティ対策も講じることが可能です。なお、社用スマホだけでなく従業員個人のスマホでも問題なく登録できます。
新しく入社した社員に対しても、従業員向けマイナンバー登録サイトのログイン情報を渡すだけで新入社員自身にカード情報を登録してもらうことができます。

3-2.マイナンバー登録状況の管理機能

労務管理部門が依頼したマイナンバーの登録を従業員が完了しているか、システム上の一覧で管理者が確認できる機能です。
マイナンバーの登録が未完了の社員にはメールで登録の催促を送信できます。

3-3.提出不備に対する差し戻し機能

マイナンバーのシステム登録は、主に本人がマイナンバーカードの写真を撮影して行うため、写真がぼやけて後で労務管理担当が番号の確認をできないもあります。そのような場合は従業人にシステム上からメールを送り差し戻しを行うこともできます。

3-4.家族分のマイナンバーを登録する機能

従業員本人のマイナンバー以外に、扶養家族がいる場合はその家族のマイナンバーも必要となります。そのため、クラウド型のマイナンバー管理システムには家族用のマイナンバーカードの登録もできます。従業員が家に帰ったあとに自宅で家族のカードを撮影してシステムへ登録する、といったこともできます。※自分の扶養に入っていない家族分のマイナンバーは登録する必要はありません。

3-5.マイナンバーの暗号化機能

システムに登録されたマイナンバー情報は暗号化されて保存されるため安心して業務にあたることができます。

4.メリット

ここではクラウド管理のマイナンバーシステムを導入した場合のメリットをご案内します。

4-1.マイナンバーの登録を従業員本人が行うことで情報流出リスクを下げられる

企業内でマイナンバーの情報を漏洩することなく管理していくためには、極力マイナンバー情報に触れる従業員人を数を減らしていく必要があります。クラウド型マイナンバー管理システムであれば、その思想に合うように、最低限マイナンバーを登録する従業員本人と、正しくマイナンバーが登録されたか確認を行う社内担当者に絞って登録が行えるようにシステムが設計されています。
このマイナンバーの登録作業は、従業員がマイナンバーカードや通知カードの写真を撮影して登録するとお伝えしました。写真の登録時にマイナンバー管理システムがカード面の番号を読み取って番号のデータ化を行います。このデータ化された番号が間違っていないか、最後に社内のマイナンバー担当者がシステム上で写真と番号を見比べて最終確認を行い登録を終了します。

5.デメリット

ここではクラウド管理のマイナンバーシステムを導入した場合のデメリットをご案内します。

5-1.コストがかかること

マイナンバーのクラウド型管理システムの利用には、一般的に月額費用がかかります。よくある課金方法は利用する社員数×単価100円（金額は例です）です。マイナンバーを使った業務が出てきたのは比較的最近のことで、まだシステムを導入せずにエクセル等で番号管理している会社も多いかもしれません。
しかしマイナンバーは法律で流出した場合には担当者や企業に罰則が科されることがあり、システムを使うことで漏出リスクを下げられ、もちろんマイナンバーの登録にかかる手間を削減することもできます。そのためコストはかかるものの、漏出リスクを下げられる一定の効果はあります。情報漏洩が起こって評判を落とすこともシステムで可能性を下げることができますので、マイナンバー管理システムの導入がなかなか社内の理解を得られない場合はこのようなことを説得の材料にしてはいかがでしょうか。

6.代表的なクラウド型のマイナンバー管理システムのご案内

ここでは代表的なクラウド型のマイナンバー管理システムのご案内します。