複数介護施設の勤怠を本部で一括管理！事業所別集計も勤怠管理システムでOK

複数の介護事業所を運営されている介護事業者の中には、毎月事業所ごとに行う勤怠管理の集計に大きな手間がかかっているのではないでしょうか。また集計だけでなく勤怠に関する休暇・実績などの承認フローやシフトの作成も煩雑な業務と言うことができます。この記事では複数の事業所を運営されている法人で勤怠管理を担当されている方や責任者の方に向けて、介護事業所向けの勤怠管理システムを導入することで業務を効率化できることをご案内しています。記事内では、本部が直面する勤怠管理の課題を振り返り、介護施設特有の勤怠管理の障壁、勤怠管理システムで可能になる本部一括管理の効果なども掲載しています。ぜひこの記事を読んで勤怠管理システムの選定に進んでみてください。

1. 複数事業所を運営する本部が直面する勤怠管理の課題

ここではまず最初に複数事業所を運営する本部が直面する勤怠管理の課題についてご案内いたします。

1-1.毎月の勤怠締め業務に大きな負担がかかる

複数の事業所を運営する介護施設にとって規模の拡大とともに「勤怠管理」はその複雑さが増し、エクセルや紙を使っていると勤怠管理者も従業員も勤怠管理が煩雑になってきてしまいます。特に勤怠管理業務を担当する人事担当者や責任者の方は、毎月訪れる勤怠の締め業務において、多大な時間と労力を費やしているのではないでしょうか。この負荷の主な原因は、エクセルや紙といった手作業による勤怠管理が、現在の組織規模や多拠点運営の複雑性に追いついていない点にあります。ここでは例として2つの業務負荷についてご紹介いたします。

●事業所別集計の負荷
各事業所別に紙のタイムカードや、集計されたExcelデータが作成され、それが本部へ集約されます。これを本部で一つひとつチェックしていく作業は膨大な手間を伴います。会社によっては各事業所で別々のExcelフォーマット使っていることもあり、一段と手間がかかる要因にもなります。

●承認フローの事務負担
休暇申請や残業申請、打刻修正の承認が紙媒体やメールで行われている場合、申請書の配布、回収、確認、そして記録への反映という一連の流れに、無駄な待ち時間と煩雑な事務作業が発生しています。この手作業中心のプロセスこそが、毎月の締め業務を遅延させ、結果として現場職員の給与計算にも影響を及ぼす非効率な要因となっているのです。

この現状は、人手不足が続く介護業界において、本来、職員の採用や育成、経営戦略といったより重要な業務に割かれるべき本部リソースを、単純な事務作業に奪っていることを意味します。

1-2.勤怠管理システムによる全業務の電子化と一括管理

しかし、これらの課題は、「複数事業所対応の勤怠管理システム」を導入し、業務全体を電子化することによって解決することが可能です。以下の2点が解決のポイントになって参ります。

●データの一元管理
各事業所別の勤怠データを、クラウド上で一括管理し、自動で集計・可視化すること。

●電子ワークフローの導入
紙やExcelを排除し、階層的な承認プロセスをシステム内で完結させること。

これにより本部における締め作業の時間は大幅に短縮され、人為的なミスが減少します。さらに、シフト作成の電子化にも踏み込むことで、現場の管理者（ホーム長など）の負担も軽減され、より質の高い介護サービスの提供に集中できる環境が整備されます。

本記事では、複数事業所を運営する介護施設が直面する具体的な課題を深掘りしつつ、いかにして勤怠管理システムが「本部一括管理」と「事業所別集計の効率化」を実現するのかを解説していきます。

2. 複数事業所を持つ介護施設特有の勤怠管理の障壁

ここでは複数事業所を持つ介護施設特有の勤怠管理の障壁についてご案内いたします。

2-1. 煩雑化する事業所別の勤怠集計

介護施設では、夜勤、早出、遅出、日勤、パートなど、職員の働き方が多様であり、それに伴う労働時間制度も複雑です。

●勤務形態とルールの多様性
特に変形労働時間制を採用している場合、法定労働時間の起算や残業時間の計算が極めて複雑になります。事業所別に職員構成やローカルな慣習があるため、集計ルールが微妙に異なるケースも少なくありません。

●手作業による集計・統合の限界
各事業所から送られてくる打刻データ（タイムカードやExcelファイル）を本部で統合する際、データ形式の不統一、記載漏れ、計算ミスなどが頻発します。この手作業の負荷が非常に大きく、結果として、施設本部による一括管理は名ばかりとなり、事業所別の個別処理に依存せざるを得ない状況を生み出します。

2-2.紙やメールの承認フローが起こす遅延や見えずらさ

紙やメールに依存した承認フローは、業務の停滞（遅延）を引き起こすだけでなく、申請・承認状況のリアルタイム把握の困難さという深刻な問題、すなわち「状況不明瞭化（ブラックボックス化）」を招きます。

階層的な承認フローの停滞:介護施設のような階層を持つ組織では、職員 ⇒ 担当者 ⇒ ホーム長 ⇒ 本部責任者といった複数段階の承認が必要です。紙やメールの場合、誰のデスクで申請が止まっているのか、いつ承認されるのかが分からず、本部からは全体の進捗が把握できません。

●状況不明瞭化（ブラックボックス化）の内実
本部が知りたいのは「どの事業所の勤怠修正が未承認なのか」「締め日までにすべての申請が間に合うのか」という点です。しかし、紙の書類が各事業所を転々とし、最終的な確定が本部に戻ってくるまで、これらの状況が不明瞭になります。これにより、本部は常に締め切り間際で残業や休日出勤を強いられる事態を招きます。

2-3.シフト作成の属人化と法令遵守リスク

シフトの作成もエクセルや紙を利用して行っていると作業が煩雑となり多くの時間を費やしたり、人員配置基準のチェックを誤ってしまうなど課題もあります。

●Excel管理による属人化の進行
シフト作成が特定の管理者（ホーム長や主任）のスキルと経験に頼り、Excelや手書きで行われている場合、その管理者が不在になると業務が滞る「属人化」が進みます。

●現場負担の増加
職員の希望休、資格保有状況、サービス提供に必要な配置基準、そして労働時間の上限といった多くの制約条件を、手作業で満たそうとすることは、現場管理者の過大な負担となります。

●法令違反リスクの顕在化
特に介護施設は人員配置基準を満たしつつ、労働基準法も遵守するという二重の制約があります。Excelでは、夜勤回数の上限や、法定の連続勤務日数の超過などを自動でチェックすることが難しく、知らず知らずのうちに法令違反を犯すリスクを抱え続けてしまうのです。

3.勤怠管理システムが実現する「本部一括管理」の具体的効果

ここでは勤怠管理システムが実現する「本部一括管理」の具体的効果についてご案内いたします。

3-1.集計作業の自動化とリアルタイムなデータ把握

勤怠管理システムの導入がもたらす最大の効果は、非効率だった事業所別集計作業を無くせる点にあります。

●データの一元管理と自動集計
各事業所での打刻データ（ICカード、スマートフォン、PCなど）は、クラウドシステムにリアルタイムで集約されます。システムに複雑な勤務ルール（変形労働時間制、休憩時間、深夜労働など）を設定しておくことで、自動で正確な労働時間を集計します。これにより、本部担当者が行っていた事業所別のデータ統合や計算チェックが不要となり、毎月の締め作業時間は劇的に短縮されます。

●リアルタイムな状況把握
本部は、インターネット経由でいつでも全事業所の職員の勤務状況（遅刻、早退、残業時間など）を一括管理画面から確認できます。これにより、締め日を待たずに問題点を発見し、現場管理者へ迅速な指導や調整を促すことが可能になります。

3-2.電子ワークフローによる「迅速な承認」とプロセス透明化

紙ベースの処理のために停滞していた承認業務は、電子ワークフローの導入によってスピードアップすることができます。更に処理のプロセスを透明化することができます。

●階層的承認ルートのシステム化
職員からの申請（有給休暇、残業、打刻修正など）は、事前に設定された「職員 ⇒ ホーム長 ⇒ 本部」といった階層的な承認ルートに従って自動で流れ、関係者全員に通知されます。これにより、申請書が特定の誰かのデスクで滞留する事態を防ぎます。

●申請・承認状況の「見える化」
本部担当者は、未承認の申請がどこで止まっているのか、どの事業所の承認が遅れているのかを、システム上でリアルタイムに確認できます。この透明性（プロセス透明化）の確保は、承認業務の停滞を解消するだけでなく、ガバナンスを強化する上で極めて重要です。

3-3.コンプライアンス体制の強化とリスク回避

複雑な労働基準法への対応も、システムを導入することでアラートを表示させるなどコンプライアンス体制を強化することができます。

●自動アラート機能による法令遵守
システムは、労働時間の上限超過、連続勤務日数、休憩時間の未取得など、労働基準法に違反する可能性のある事態が発生した場合、自動で管理者や本部にアラートを発します。これにより、問題が深刻化する前に対応できるため、法令遵守リスクを未然に回避できます。

●正確な賃金計算
労働時間データが正確に把握されるため、複雑な割増賃金（残業代、深夜手当）の計算も正確に行われます。これにより、手作業による計算ミスから生じる未払い賃金リスクを大幅に低減し、職員からの信頼向上にもつながります。

4.シフト作成の電子化による現場の生産性向上

ここではシフト作成の電子化による現場の生産性向上についてご案内いたします。

4-1.シフト作成の最適化と担当者の負担軽減

従来の紙やExcelによるシフト作成は、多くの制約条件を手動で調整する必要があり、現場管理者の過大な業務負荷となっていました。システムを活用することで、この状況を根本から改善できます。

●シフトの自動生成機能による負担軽減
職員の希望休、保有資格（介護福祉士、ヘルパーなど）、夜勤の回数制限、性別や経験値のバランスといった多様な制約条件をシステムにインプットすることで、AIやアルゴリズムが自動で最適なシフト案を提案・生成します。これにより、一から手作業でパズルを組み立てる手間から解放されます。

●公平性と正確性の担保
夜勤回数や連続勤務日数の上限、月の労働時間の上限といったルールをシステムが自動でチェックするため、特定の職員に負担が偏る属人化を防ぎ、公平性を担保できます。現場管理者は、複雑な調整作業ではなく、最終的な人の配置確認や例外対応に集中できるようになります。

●法令・配置基準への適合
介護施設にとって最も重要な人員配置基準（例：利用者3名に対し職員1名）を満たしているかどうかを、シフト作成と同時にシステムがリアルタイムで検証します。

4-2.作成シフトと勤怠実績データの連携分析

シフト作成を勤怠管理システム上で行うメリットは、単に作成が楽になる点に留まりません。作成した計画（シフト）と、打刻によって記録された実績（勤怠データ）を同一システム内で連携させることで、経営層や本部に役立つ高度な分析が可能になります。

●ムダな残業の抑制
システム上で作成シフトと実際の勤怠実績を比較することで、「計画外の残業」がどの事業所の、どの時間帯、どの業務で発生しているのかを明確に把握できます。これは、単なる残業代削減だけでなく、過剰な業務負荷がかかっているポイントを特定し、業務改善や人員配置の見直しへとフィードバックするための重要なデータとなります。

●適切な人員配置への貢献
どの時間帯のシフトが手薄で、どの時間帯で余剰が発生しているか、コストと生産性の両面から分析できます。これにより、現場のリアルな状況に基づいた、より効率的で最適な人員配置計画を次月のシフト作成に活かすことが可能となり、施設本部の運営改善に大きく貢献します。

このように、シフト作成の電子化は、現場の負担軽減、法令遵守の徹底、そして経営の効率化という三つの大きな成果をもたらします。次章では、これまでの効果を踏まえ、多拠点運営を行う貴社がシステム導入を成功させるための具体的な選定・運用ポイントを解説します。

5.多拠点を一括管理できる勤怠管理システムのご案内

ここでは多拠点を一括管理できる勤怠管理システムについてご案内いたします。