スキル管理システム導入で社員のスキルや経験を有効活用！スキル向上にも活用

社員が持っているスキルや資格の情報はスキル管理システムへ登録することで、必要なスキルや資格が現在の組織に充足しているかや、社員の育成がうまくいっているのかの検証、社員育成の施策づくりに活用することができます。従来はエクセルなどでスキルや資格の情報を管理しており情報が埋もれがちでした。スキル管理システムを導入することで簡単に社員が持っているスキル情報を業務へ展開することができます。人事担当者の方や担当役員の方で、社内のスキル活用に課題をお持ちの場合は、こちらの記事を読むことでシステム導入で解決できる課題やシステムの機能、メリットを知っていただくことができます。ぜひ自社でスキル活用の課題を解決するため、導入に向けた具体的なシステム選定に進んでみてください。

1.スキル管理システムとは

ここではスキル管理システムとはどのようなものかや、システムにはどのような種類があるのか等をご案内します。

1-1.そもそもスキル管理システムとは

スキル管理システムとは、社員一人ひとりのスキルをシステムで可視化して、会社での人事政策に活かしたりたり、社員同士のコミュニケーションを促進したりすためのものです。簡単に言ってしまうと、システム上で写真付きの社員名簿を簡単に作ることができ、そこに社員一人一人のスキルを登録していくものです。例えば社内である課題を解決したい人が、スキル管理システムでその課題に詳しい社員を見つけて質問する、といったことも可能です。また、少し高度な使い方では、人事評価の業務とスキル管理システムを連携するとあるスキルを持つ社員は業績が良いことが分析できたり、異動や新組織のプラン作りもシステム上で行うことが可能です。

1-2.スキル管理システムの種類

スキル管理システムは大きく分けると「スキル管理特化型」と「業種特化型」と「労務管理システムと連携したタレントマネジメント型」の3種類に分類することができます。

「スキル管理特化型」は、スキル管理機能に特化したシステムで、どの業種や部署でも利用できるよう汎用的に作られています。代表的なシステムには、Proflly、ourly profile、skilltyなどがあります。

「業種特化型」は、特定の業種や職種に特化して使いやすくしたシステムです。製造業やITエンジニアなどに向けて作られたシステムもあります。なお、製造業に特化していても技能や品質、キャリア開発などの点でほかの業種でも十分に活用でき、製造業以外でも導入しているケースもあります。代表的なシステムに、Skillnote、COCOREPO、fapiなどがあります。

「人事労務システム型（タレントマネジメント型）」は、スキル管理を含め人事業務自体を1つの人事労務システムで行ってしまうものです。これにより、社員の持っているスキルや資格と、評価、残業、職種、性別などを紐づけて、どういったスキル・資格を持つ社員が成果を出しているか等の可視化や、人事異動や新組織の構想をシステム上で作ることもできます。代表的なシステムでは、SmartHR、Talent Palette、kaonavi、スキルナビ、HRBrainなどがあります。

1-3.スキル管理システムはクラウド型がおすすめ

スキル管理システムには、導入が手軽にできるクラウド型と、カスタマイズも可能ですが導入にITの知識も必要なオンプレミス型があります。
企業での導入が簡単で初期投資も少なく済むことから、現在はクラウド型のスキル管理システムが多く利用されています。またクラウド型はラインナップが多いため、スキル管理だけに機能を絞ったシステムや、特定業種に特化して作られたシステム、労務管理システムと連携して高度な分析ができ人事政策の策定にも利用できるシステムなど、様々なシステムが用意されています。

2.スキル管理システムの導入で解決できる課題とは

ここではスキル管理システムの導入で解決できる課題をご案内します。

2-1.全社員のスキルを一覧表示し充足状況を確認できる

社員のスキルや資格をスキル管理システムに登録することで、各部署や作業工程で必要とされる資格やスキルを持つ人数と、本来必要な人数を比べて充足を可視化することもできます。現在のスキルを持つ人材の過不足を管理するためにスキル管理システムを利用できることはもちろん、将来に向けた社員のスキルアップ施策の立案のための基礎データにも利用できます。

2-2.スキルの分布状況をグラフ等で可視化できる

スキル管理システムに登録した情報は、部署ごとにどういった資格やスキルがどのくらいあるかの傾向をグラフで表示することもできます。自社で必要なスキルが部署ごとにどの程度存在しているか全社的に俯瞰して確認することもできます。こういった俯瞰したデータを使って、自社の現在とこれからに必要なスキルを検討していくことも可能です。

2-3.社内コミュニケーションの促進につなげられる

社員のスキルや資格を登録して管理するだけではなく、スキル管理システムを使って社内コミュニケーションを促進することも可能です。

昨今コミュニケーションが希薄になっていると言われることも多いですが、これはIT機器を使ったコミュニケーションが便利になり会話や対面の機会が減ったことが要因とも度々聞くとおもいます。ただ以前に比べて人と人の接し方が時代と共にも変わってきており、見えるところでは社員旅行や会社の飲み会が減りそういったコミュニケーションも以前と比べて相対的に希薄になっています。また見えないところでは、時代が変わって気持ちの上でも会社や仕事によりもプライベートを優先する比率が高まって行事への参加も減り、会社でのコミュニケーションが希薄になる一因と考えられます。

時代は変わって対人コミュニケーションが希薄になっても、ITツールを上手に使っていくスキルは全世代で向上しているはずです。スキル管理システムには資格やスキル以外にも社員の写真やプロフィールなども掲載できるため、社員同士でプロフィールを確認することで、社内の業務対話がスムーズに進めることができたり、社員同士がお互いを知ることにもつなげることができます。時代が変わってきたからこそスキル管理システムの利用が社員同士のコミュニケーション促進につなげていくことも可能になっています。

2-4.eラーニングとの連携で社員のスキルアップを図ることができる

社員が持つスキルや資格の情報を活用して社員一人ひとりにあわせたeラーニングのおすすめ講座を表示させることも可能です。これは社員の能力開発に活かせる機能で、スキル管理システム上で教材を配布したり、課題を出して社員の理解度をテストすることも可能です。スマートフォンでも表示が可能なため、社員の自己啓発として利用することも可能です。

2-5.ISOの審査にも品質の維持・向上の資料として利用できる

製造業が主になるかと思いますが、ISOの国際規格を取得している場合は更新審査があり、その際に教育記録などを提示する必要があります。人事評価システムから情報を抽出することで審査への対応に利用することも可能です。

3.スキル管理システムの機能

ここではスキル管理システムの機能をご案内します。

3-1.社員のスキルマップの作成機能

スキル管理システムの最も基本的な機能ですが、社員のスキルマップの作成が簡単に行うことができます。
社員ごとにスキル、資格、研修の受講歴、などを登録することで、社員ごとのスキル登録状況が部署ごとに確認することができます。例えば店舗運営を行うために必須の資格がある場合に、その資格を持っている社員を配置できているかもスキルマップから簡単に確認を行うことができます。

3-2.スキル登録画面もテンプレートを利用して簡単に作成できる機能

世の中の資格は、各業界ごとや職種ごとに大量に存在しています。資格の数は数千から万単位になることから、スキル管理システムにはあらかじめ業界や職種ごとの資格テンプレートが用意されています。資格テンプレートの例では、運転系資格であったり語学系資格、IT系資格などがあります。社員に申告してもらう資格をあらかじめ会社で絞る際にも、資格テンプレートを使って手軽に資格の絞り込みが可能です。

3-3.社員の成長モニタリング機能

スキル管理システムを継続的に利用することで、社員一人ひとりのスキルであったり成長の度合いをグラフで表示することもできます。あらかじめスキルを定量的に登録する必要はありますが、例えば顧客対応やトラブル対応、企画やマーケティングなど社内で必要とされるスキルを評価して、その数値をスキル管理システムへ登録すると継続的にその社員のスキルの成長をグラフで確認することもできます。スキルの施策を打った際の検証などにも利用できる機能です。

3-4.資格の有効期限切れを未然に防ぐ機能

資格の情報を登録する際には、通常は資格名のほかに取得日等をスキル管理システムへ登録します。システムによっては資格の有効期限切れを未然に防ぐために有効期限を入力できるものもあります。有効期限のある資格を利用している場合は有効に利用できる機能です。

3-5.育成計画の作成機能

社員のスキルを軸とした育成計画を作成することも可能です。計画には実際の教育を行った記録も記載することもできるため、計画の進捗を追いかけることも可能です。

3-6.人員の計画機能

特にプロジェクト形式の仕事を行う場合に活用できる機能で、様々な時間軸で複数のプロジェクトが走っている場合に、各プロジェクトで必要なスキルや資格を持つ社員が足りているか、何人足りないかといったことを時間軸も加えて管理することができます。スキル管理システム上で人員配置を管理する

4.メリット

ここではスキル管理システムを導入した場合のメリットをご案内します。

4-1.社員のスキルを可視化できる

スキル管理システムには登録された社員のスキルを様々な形で可視化できる機能が搭載されています。簡単な操作で部署ごとに必要なスキルや資格が足りているかや、（時間はかかる話ですが）社員がスキルアップを行えているかも検証することができます。
社員のスキルや資格は割とエクセル管理で埋もれてしまっていたり、入社時点の資格が人事システムに眠っていて活用されていない事例が多くあります。スキル管理システムを導入すると、入力された資格やスキル情報を様々な形で活用することができます。

4-2.スキルや資格を俯瞰して見ることができ優秀な人材の発掘につなげることも可能になる

日ごろの業務では部署単位で管理されるため、社員が持っているスキルがその部署で役立っているか、という視点で見がちになってしまいます。これはそれぞれの部署の目的があるので仕方がないことですが、他の部署では必要とされるスキルを持つ人材が埋もれてしまうことがあります。人事担当や人事担当役員などが俯瞰的に社員のスキルを観察することもスキル管理システムを導入すると可能になることから、優秀な人材の発掘といったことも可能になります。

4-3.資格情報の登録工数やミスを削減できる

社員個人に自分自身が持っている資格をスキル管理システムへ登録してもらうため。比較的に工数をかけずに正確な資格情報をシステム上に蓄積することができます。
もちろん資格によっては合格証をスキャンして添付したうえで社員に登録してもらうことも可能です。登録後に人事で合格証のデータを確認して承認することで確実な運用が可能になります。また資格に有効期限がある場合も、本人に有効期限も打ち込んでもらうことで人事担当が入力した場合の入力ミスと言ったことも削減することができます。

5.代表的なスキル管理システム

ここでは代表的なスキル管理システムをご案内します。