企業内では管理部門でも営業部門でも様々なマニュアル作成や教育・研修を行うことがあるかと思います。昨今、動画を使ったマニュアルや研修も増えてきており、わかりやすい業務説明やオンライン研修を行うために動画マニュアルを作成したいという要望を受けている中堅企業や中小企業の情報システム担当の方もいらっしゃるのではないでしょうか。ここでは、そんな情報システム担当の方に向けて、そもそも動画マニュアルとはどのようなものかや、動画マニュアルの作成手順、メリットをご案内いたします。この記事を読んで自社での動画マニュアル運用開始に向けてぜひ動画マニュアル作成ツールの比較に進んでみてください。
1.動画マニュアルとは
ここでは動画マニュアルとはどのようなものか、まず最初に知っていただきたいことをご案内いたします。
1-1.動画マニュアルとは
動画マニュアルとは、業務でOJTであったりその時々の業務説明であったり、手順書であったり、会社で何らかの教育が必要な際に、その方法の教授を動画形式で行うことです。
従来の教育や業務説明は、紙のマニュアルであったりPDFファイルの文書を利用したり、あるいはリアルで先輩からOJT形式で教育を受けたり、集合研修を行って講師から教育を受ける、というものが主でした。
この動画マニュアルは、まさに動画が使えることが最大の特徴で、実際の現場での業務シーンであったり、パソコンの操作画面などを動画で撮影して、受講者はわかりやすくセルフ視聴で教育を受けることができます。
動画マニュアルは、動画内に文字や図の説明を編集で加えられ、従来の紙マニュアルや集合研修よりも、受講者の理解度を向上させることもできます。
また、この動画マニュアルを手軽に作成できる動画マニュアル作成ツールも多く提供されています。このようなことがあり現在では、中小企業から大企業まで様々な企業で動画マニュアルの導入が進みつつあります。
1-2.動画マニュアル作成ツールとは
動画マニュアル作成ツールとは、動画マニュアルを手軽にかつ効率的に作成することのできるサービスのことです。
一見、動画マニュアルの作成というと、作成（動画編集）に時間がかかって大変な印象を持たれるかもしれませんが、確かに一昔前は動画マニュアルの作成となると、費用的にも高性能なPCや高価な画像編集ソフトが必要で費用がかさみ、編集操作を行うこと自体にも専門スキルが費用でした。
しかし、スマートフォンの普及がきっかけとも言えますが、スマートフォンで多くの人が簡単に高画質動画を撮影できるようになったため、動画マニュアルを作成できる環境を持つ人が大幅に増え、動画マニュアルの作成ツールも様々な企業が開発して提供されるようになってきました。
動画マニュアル作成ツールは、単なる動画編集ツールということでもなく、企業内で便利に利用できるよう様々な付加機能が付いています。例えば、まず動画マニュアルの計画を立てる段階から利用できる動画作成計画表機能や、Eラーニングのように1つのテーマに複数の動画講座の登録させて順番に学習させることのできる機能であったり、動画内での話声を文字起こしして字幕にする機能、字幕を外国語に自動翻訳する機能など、様々なシチュエーションでの教育に利用できる機能が含まれています。
2.動画マニュアルの作成手順
ここでは動画マニュアルの作成手順をご案内いたします。
2-1.動画マニュアルの作成目的を明示する
動画マニュアルは一見すると「撮影して動画内に文字とかを入れる編集をすれば完成なんでしょ！？」そんなことを思われる方もいらっしゃるかもしれません。
実は動画マニュアルの作成をスムーズかつ効率的に進めていくためには、事前にある程度全行程を見据えて計画を立てたり完成物のイメージを持っておくことが大切です。
そのためにもまず最初に行うことは、まず何についての動画マニュアルを作成するかは明らかになっていると思いますので、その作成する動画マニュアルの目的を明示することとなります。これから様々な業務で動画マニュアルを作成していく場合でも、都度都度、作成する動画マニュアルの目的をまず最初に明示することをおすすめします。
●（社内向け）代表的な動画マニュアルの目的
1.新人教育・研修
2.業務ノウハウ・知識の共有
3.社内問合せ対応の削減
4.作業手順の標準化（品質向上やミス削減を目指す）
5.安全管理の遵守
●（お客様向け）代表的な動画マニュアルの目的
1.商品・サービスの取扱説明
2.FAQ
2-2.まずは動画の企画や構成を考える
作成する動画マニュアルの目的を確認できたら、動画の企画と構成を考えていきます。序盤ですのでここはサラッと作成すればいいと思います。
動画マニュアルの企画とは、作成するマニュアルを5W1Hを中心に整理することです。
1.When（いつ）：いつ誰に視聴してもらうか？
例：新入社員の入社研修期間に、オリエンテーションとして視聴させる。
2.Where（どこで）：どこで視聴してもらうか？
例：研修で使用する大会議室の大型プロジェクターで集団視聴する。
3.Who（誰が）：誰が視聴者か？
例：新年度の新入社員全員
4.What（何を）：何を伝えるか？
例：会社の情報セキュリティのルール
5.Why（なぜ）：なぜこの動画マニュアルを作成するのか？
例：社員として持つべき情報セキュリティ意識を教育し情報漏洩のリスクを減らすため。
6.How（どのように）：どのように作るか？
例：実写とテロップを組み合わせて、実演形式で作成する。
構成は、作成する動画マニュアルがトータルで大体どれくらいの配信時間になり、学習が進みやすいようにいくつのチャプターに分割するかをまず検討します。更にこの段階では、粗々でいいので、それらの時間に対して動画で説明する箇所、説明の文字を入れる箇所、図を入れる箇所、誰か人に口頭でしゃべってもらい説明する箇所など、大まかにどんな映像構成にしていくかイメージをもっておきます。メモ程度に文章化しておくことをおすすめします。
2-3.簡易版の絵コンテか台本を作成する
ここまでくると、実はもう動画撮影の前準備という段階です。次の撮影から編集までを円滑にするうえで結構重要なパートです。
ここでは完成後の動画マニュアルのイメージをもちながら、動画撮影や編集で利用する、簡易版の絵コンテまたは台本を作成していきます。
●簡易版絵コンテ
まず簡易版絵コンテは、既にある程度、動画の出演者が業務や説明に慣れていて本番で喋れる見通しが付いていたり、動画に入れるテロップも十分イメージができている場合に、おすすめです。絵コンテと言っても、実際に手書きやマウスで撮影風景を書く必要は必ずしもなく、まずざっくりここは●●さんが説明するシーンで、次はパソコンの操作画面が映るシーンでと分割します。それを今度は、エクセルで1行目に●●さんが説明するシーン、2行目にはパソコンの操作シーンなどと入力していき、隣の列に登場人物や、簡単に説明内容やカメラで何を写すかメモします。更に隣の列には動画内に後々入れるテロップを入力しておきます。もし絵的なものが必要でしたら列幅を広げてエクセルのオートシェイプで人物や物を表現することも可能です。この簡易版絵コンテで撮影や編集の指示書ができるので、これをもってこの後の撮影へ、という流れになります。
●台本
台本作りは、きちんと動画で伝えたい言葉や意図があったり、出演者が不慣れな場合などには有効な方法です。基本的には簡易版絵コンテで作成する表に、一人ひとりの動画での発言内容を書き添えていけばいいのですが、しゃべり言葉というものは意外と文字数が多いため、比較的台本作りが大変になりがちです。もし出演者自身に自分の発言内容の台本を作ってもらうことが可能であれば、台本作成の手間は削減していくことが可能です。
2-4.動画撮影を行う
簡易版絵コンテや台本を見ながら動画撮影を行います。
最低限、スマートフォンが1台あれば撮影と録音は可能です。ですが少し設備を購入すると、より動画を後で見やすく撮影できる道具や、格段に聞きとりやすくする道具もあります。以下でそれらの撮影時に使うと動画の質が上がる道具をご紹介いたします。なお、撮影はスマートフォンで行う前提でご説明しています。
1.クリアな音声を拾うスマートフォンと接続して使う外付けマイク
スマートフォンのマイクはどうしても説明者と距離があるため、発言も小さいボリュームで拾ったり、他のガヤガヤした音声も同時にひろってしまうことがあります。解決法としては、ピンマイクを説明者に付けたり、あるいはオンライン会議用のマイクスピーカーを使う方法もあります。いずれもスマートフォンとBluetooth接続できるタイプがあるので撮影時の取り回しにも便利に利用できます。
2.手ブレを少なく撮影ができる三脚やスタビライザー（ジンバル）
被写体に対して動かさずに固定して撮影する場合は三脚を利用することをおすすめいたします。疲れずに手ブレの無いきれいな映像を撮影することができます。また工場や建物内を歩きながら撮影する場合は、手ブレがスマートフォンに伝わる量を減らすスタビライザーやジンバルと言われる持ち具を利用すると見やすい映像を撮影することができます。
3.被写体を明るく撮影できる照明
あまり明るくない場所で撮影する場合には、被写体を照らすための照明があると動画自体を明るく見せることもできます。会社内にあればデスクライトを活用することもできますが、購入する場合は撮影用のLEDライトが軽くて持ち運びやすいためおすすめです。
2-5.動画の編集を行い動画マニュアルを完成させる
動画が撮影できたら編集を行っていよいよ動画マニュアルを完成させていきます。
編集で行っていくことは、1.テロップを入れる、2.不要なシーンをカットする、3.静止画を入れる、4.別途必要な場合はナレーションを吹き込む、5.全体をつなぎ合わせる、6.必要に応じてBGMを入れる、が主となります。
編集自体は、もともと絵コンテや台本を基に撮影をおこなっているため動画自体の内容や質も比較的良くなっているとも考えられるので、これらの編集はあまり根を詰めすぎなくても大丈夫ではないかと思います。
2-6.動画マニュアルを公開する
完成した動画マニュアルを公開します。
社内の掲示板などで動画が完成した旨をお知らせして多くの人に見てもらう工夫もおすすめいたします。
3.動画マニュアル作成ツールのメリット
ここでは動画マニュアル作成ツールのメリットをご案内いたします。
3-1.簡単に動画マニュアル自体が編集・作成できる
動画マニュアル作成ツールを利用すると、編集を楽にできるようにする機能が色々と付いており、撮影した動画を取り込めば、静止画をはめ込むことも簡単にできます。またパソコン画面録画機能もあるので、撮影したパソコン画面を動画の中に編集でいれることも可能です。
3-2.動画ならではのわかりやすさや利便性で教育効果を向上できる
動画マニュアルはPCの画面をや静止画像を随時動画内に挿入できたり、テロップを入れるなど基本的な使い方でも対面ではできない教育効果を十分実現することもできます。他にも動画内の声を文字起こしして字幕表示したり、その字幕を様々な外国語に自動翻訳して表示することも可能です。動画マニュアル作成ツールを使うことで初めて実現できることが色々と存在しています。
3-3.受講状況の可視化もできる
動画マニュアル作成ツールには、受講者ごとにどの講座を視聴完了しているか可視化する機能もあります。ある一定期間内に受講を指示した場合には、その期限の前に視聴状況を確認して未受講者が多ければリマインドの発信を行うことも可能です。
4.主な動画マニュアル作成ツールのご案内
ここでは主な動画マニュアル作成ツールをご案内いたします。
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