Web給与明細システム 導入の流れと代表的なシステムの紹介

「紙の給与明細を電子化して手間やコストを削減したい」そんな方針を持つ会社も少なくないと思います。本記事では給与明細の電子化に取り組む際に、利用する代表的なシステムや導入のおおまかな流れをご案内します。この記事を読んで、自社での運用を想像しつつ本格的なWeb給与明細システムの選定、導入に進んでみてください。

1.Web給与明細システムとは

Web給与明細システムとは、毎月の給与明細を社員がWEB上で確認できるようにするシステムです。以前までは給料日には紙の給与明細をもらい明細を確認していましたが、Web給与明細システムを入れると会社のPCや個人のスマホから給与明細が確認できるようになります。
会社側ではペーパレス化によるコスト削減につなげられ、社員も紙の管理から解放され、見たい時にWEBから給与明細が確認ができ、利便性が向上します。
なおこのシステムは給与明細のほか、ボーナスの明細や源泉徴収票もWEBから確認できます。

2.主な機能

Web給与明細システムの主な機能をご紹介します。

●給与明細のWEB表示
いつでも社員がPCやスマホで事前に配布したID・パスワード・URLで専用サイトへログインし、給与明細を見ることが可能です。過去の給与明細も見ることもできます。

●給与明細のレイアウトもカスタマイズ可能
給与の欄に表示する項目は自由に編集できます。自社独自の手当てがあってもWEB給与明細の項目に入れることができます。

●給与明細のダウンロード
社員が自分の給与明細をダウンロードしたり、印刷することも可能です。

●予約配信
あらかじめ給与明細のデータをシステムへ登録し公開日を設定しておけば、給料日になったら自動で明細を見れるようにすることもできます。

3.メリット・デメリット

●企業側メリット
・紙の給与明細をなくせるので、印刷や発送の費用を削減できる。
・封筒の渡し間違え、封入間違いなどヒューマンエラーを防止できる。
・IT導入補助金を利用し自社負担額を少なくして導入することも可能。
・賞与明細や源泉徴収票の発行も同じシステムで行える。

●社員側メリット
・テレワークや出張中など会社に出社していない時でも給与明細を確認できる。
・給与明細が電子データ化されるので紛失がなくなる。
・WEB上の源泉徴収票でも確定申告に利用できる。
・過去の明細もさかのぼって見ることができるため、見忘れた月があっても後から確認できる。

●企業側デメリット
・社員の給与明細情報がサイバー攻撃やID・パスワードの流出で、漏洩するリスクがある。
・継続的にWeb給与明細システム利用のコストがかかる。

●社員側デメリット
・給与明細を個人的に保存する場合は、システムの保存期間内に給与明細をダウンロードしなかった場合は、保存期間が過ぎた給与明細は見れなくなる。

4.導入のおおまかな流れ

1. 給与明細を電子化することに社員の同意を取る
   給与明細の紙交付をやめてWEB上でのみで交付するには、法令で社員の同意が必要とされています。なお、追々源泉徴収票もWEBで交付できるように、同意を取る際には電子化の対象書類に源泉徴収票も加えることをおすすめします。利用するシステムで対応している書類と自社で電子化したい書類は検討が必要です。
2. Web給与明細システムを導入する
   Web給与明細システムは様々なメーカーが販売しており、メーカーごとに機能や料金体系も違いがあります。あらかじめ使いたい機能をイメージしたうえで機能や費用の調査に入ると導入までスムーズに進めることができます。
3. 給与明細の電子化を運用開始する
   システムを導入したら、WEB上で表示する明細の項目を設定したり、試しに給与のデータをシステムへ入れてテストを行います。テストがうまくいき正常に給与明細が表示されたら、社員にID・パスワードやログインURLを配布し、運用に進んでいきます。

5.Web給与明細システム　決め方のポイント

①【重要！】Web給与明細が表示できるシステムは3種類あり、自社にあう種類を選ぶ

②年末調整などのWEB化にも対応しているか
源泉徴収票や年末調整のほか住民税の特別徴収税額通知書のWEB化に対応している場合もあります。WEB化できる書類を確認します。

③初期費用やランニングコストは適切か
ランニングコストは、システムによって社員数での従量課金の場合や、それに月額基本料があわせてかかる場合もあります。システムごとにランニングコストのシミュレーションをすることもおすすめします。

④明細の保存期間は最大何年間か
明細を保存しておける期間もシステムによって異なります。一応確認することをおすすめします。

⑤操作はわかりやすいか
無料トライアルがあれば利用して、社員の方の操作性についても確認します。また一部のシステムには、スマホアプリあります。

6.Web給与明細が使える代表的なシステム　比較表

Web給与明細が使え代表的なシステムを簡単に9つご紹介します。リンクをクリックするとそのシステムの紹介ページにリンクします。