WEB予約システムで予約の取りこぼしや手間を減らす！お勧めシステムも紹介

WEB上に予約システムを導入すると、電話予約の手間を減らせたり、24時間いつでも予約できることから予約の取りこぼしを減らせる効果があります。昨今の人手不足でWEB予約を導入する店舗が増えてきていますが、ここではWEB予約をまだ導入していない店舗の運営責任者の方に向けて整理した情報を提供します。WEB予約システムを導入した際のメリット、デメリットのほか、システムの種類や機能などご案内します。WEB予約システムは正しく活用すると予約を増やし手間を減らすことができますが、設定を間違ってしまうとオーバーブックや損失を招いてしまうことがあります。そんな弱みを店舗での使い方でカバーすることもできるので、WEB予約システムの導入を検討して具体的なシステム選定に進んでみてください。

1.WEB予約システムとは

ここではそもそもWEB予約システムとはどのようなものか、特徴や用途と共にご案内いたします。

1-1.そもそもWEB予約システムとは何か

ここで言うWEB予約システムとは、美容室や飲食店などの日常生活で必要となるWEB予約を手軽に実現できるシステムのことを指します。「WEB予約を導入したいけれど、専門のシステムを開発しなければできないのでは？」と思う方もいらっしゃるかもしれません。現在では様々な業種で使える有料のWEB予約サービスが提供されており、それらを利用すると簡単な設定で自社のビジネスでWEB予約を開始することができます。

1-2.WEB予約システムの特徴

WEB予約システムの一番の特徴は、お客様のスマホやPCを使って予約を24時間無人で受付することができることにあります。システムに在庫を設定すると、例えば定員のあるセミナーの予約にも利用することもできます。もちろん、予約が満席になったら自動で受付を終了します。もし予約を電話で受け付けていると、空きの問合せへの回答や予約の名前を控えたり、満席で断ったりといった業務をすべて人手で行わなくてはなりません。予約以外に本来の仕事を抱えていても、WEB予約であれば手を取られずに本来の業務に専念することができます。
また、この電話からWEB予約へ移行していく例では、WEB予約システムを導入して運用を開始するだけでなく、WEB予約数を増やすために、お客様へWEB予約を広めていく宣伝も必要です。作成した予約画面をお店のホームページからリンクしたりSNSへ配信するなどして、WEB予約を知っていただく活動もしていく必要があります。

1-3.WEB予約システムの用途

WEB予約システムには、予約サービスの提供だけにとどまらず様々な機能が付いているものもあります。その機能を利用すると、WEB予約システムを様々な用途で利用することができます。

• 大人数を集客するイベント管理に利用する。
• 自店舗の顧客管理に利用する。
• WEBサイトの問合せフォームとして利用する。
• アンケートフォームとして利用する。
• 決済機能をサブスクリプション（継続課金）の代金徴収に利用する。

2.WEB予約システムの導入メリット

ここではWEB予約システムの導入メリットをご案内いたします。

2-1.予約の自動化で取りこぼしを無くすことができる

電話予約では、回線数以上に電話がかかってくると、通話中で電話がつながらず、予約を取りこぼしてしまうことがあります。WEB予約であればサイト上で営業時間外も含め24時間常に予約をシステムが受付するため、上限なく予約を受付することができます。また、在庫をWEB予約画面に設定しておけば、予約が上限に達したら自動で新規予約を受付終了することができます。なお在庫が0になった場合は、在庫の追加を行うことも可能です。

2-2.予約の受付業務に人手が不要になる

WEB予約であれば電話で聞いていた内容を記録して、WEB予約システム内で予約管理することもできます。予約受付と同時に予約者の予約内容が自動で保存されるので受付の手間を削減することができます。WEB予約の受付時に店舗へメールで予約内容を通知することもできます。

2-3.スマートフォンから予約が可能になる

既にモバイル端末を持つ人の97％がスマホという現在、WEB予約システムを使うとスマホに最適化された画面でお客様の予約を受け付けすることができます。スマホの小さな画面でも見やすいように、日付や人数、入力欄などの文字サイズやデザインが調整されています。もちろんタブレットやPCからも予約はできます。

2-4.電話予約の予約管理システムとしても使える

WEB予約管理システムでは、予約を行うとシステム内に予約情報が自動で記録されるため、電話の受付内容もWEB予約システムに記録することで、予約をWEB予約管理システム上で一元管理することができます。この場合なら従業員が予約内容を確認する際も、WEB予約管理システムを開くと電話予約でもWEB予約でも内容確認が行えるため、予約管理の手間を減らすことも可能です。

3.予実管理システム導入のデメリット

ここではWEB予約システムの導入で生じるデメリットをご案内いたします。

3-1.予約システムの設定ミスに気付かないと間違った予約を受け付けし続ける

間違えて予約の設定日や在庫数を打ち込んでしまうと、従業員がWEB予約システムの設定ミスに気づくまでの間は予約を自動で受け付けてしまう、ということがあげられます。自動で予約受付をできる反面、間違った設定をすると間違った設定日、時間枠に予約が入ってしまい、最悪はオーバーブックといったことも起こってしまいます。（オーバーブックとは、本来持っている在庫数以上の予約を受けてしまうことです。）

3-2.キャンセル料が取れない場合がある

飲食店や宿泊施設などキャンセル料を設定しているビジネスでは、予約時点でお金を収受していない場合は、キャンセル料を取れないことがあります。この点、WEB予約システムによっては決済機能を持っているものもあり後々キャンセル料を収受できるものもあります。予約時に代金の決済機能を付けてしまうと逆にWEB予約の件数が伸びないこともあり得るので、決済を必須にするかは慎重に検討することをお勧めします。

3-3.無断キャンセルの可能性について

ニュースなどで、飲食店でWEB予約をできるようにしたら、数十名の予約が入ったが当日お客様が現れず、食材が無駄になってしまった、という報道があったりもします。
事前に対策できる方法は、1回の予約で受付できる人数を10名などに下げて設定し、11名以上は電話予約を案内するという方法があります。
基本的には無連絡でのキャンセルは電話予約でも起こる問題ですので、WEB予約を行いながら様子を見つつ、一度に予約できる人数の上限を上げたり下げたりするのが現実的に一番いいのかもしれません。

4.WEB予約システムの種類

WEB予約システムには汎用的に作られ多業界で利用できるものや、特定業界に特化して作られたものがあります。ここではその種類をご案内いたします。

4-1.多業界で使える総合型のWEB予約システム

飲食店の予約からセミナーの予約まで、用途が汎用的に作られている予約システムなので様々な業界で利用することができます。一通り機能が備わっているので、WEB予約をとりあえず始めたいという場合には、やりたいことをカバーしている可能性が高いので、まず見てみることをおすすめします。

4-2.業界に特化型のWEB予約システム

これはその業界に特化して機能を深め、絞ったWEB予約システムのことです。クリニックや美容室・床屋など向けの予約システムは比較的よく見ることができます。その業界に特化しているため、きめ細やかな設定が可能で、例えば美容室であれば担当者の顔写真付で、担当者ごとに時間別の在庫を設定して予約を受け付けすることも可能です。

5.WEB予約システムの機能

ここではWEB予約システムで提供されている主な機能をご案内いたします。

5-1.在庫予約機能

予め設定した在庫数の範囲でWEB予約を受付する機能です。
日付ごとに時間枠（9:00～、10:00～など）を設定して、各日の時間枠に対して在庫を設定することができます。WEB上では各時間帯の枠に○×や残席数そのものを表示することもできます。

5-2.リクエスト予約機能

在庫を設定せずWEB上で申し込みを預かって、従業員が在庫確認後にお客様へ正式に予約OKの回答をするものです。間際の予約であったり、在庫数を調整している場合などにも活用することができます。

5-3.クレジットカード決済機能

WEB予約システムで予約を完了後にクレジットカード決済を行うことができる機能です。別途カード手数料がかかりますが、事前に集金できることで当日キャンセルによる「取りはぐれ」も防止することができます。また、WEB予約システムによってはキャンセル料の設定も可能で例えば利用日の前日はキャンセル料50％などを自動で徴収することもできます。

5-4.来店受付用QRコード発行機能

WEB予約後にお客様へQRコードを発行して、来店当日の受付に利用することもできます。一度に大勢を受付することがある場合は、早く速やかに来場確認をすることができます。大き目のイベントを行う場合にはその受付にも利用できます。

5-5.顧客管理機能

顧客登録や会員機能等を利用して自社の顧客管理をWEB予約システム上で行うこともできます。会員登録を行うと、次回のWEB予約から個人情報の入力を省略することができます。またお客様用のマイページを自社サイトに設置することもできます。マイページではお客様ご自身でメールアドレスや住所など登録内容の変更を行うことができます。

5-6.クーポン機能

割引クーポンを利用してWEB予約の促進につなげる活動を行うこともできます。クーポンに設定した割引金額をWEB予約時に減算して予約や決済を行うことができます。

5-7.キャンセル待ち機能

在庫が0になった予約枠に対して、WEB上でキャンセル待ちを受け付けることもできます。キャンセル待ちを受付したのち、実際にキャンセルが発生した場合は自動で予約が取れた旨の連絡をすることができます。なお、キャンセル待ち機能については、有効にすると逆に煩雑になることもあるため、オフにして利用することもできます。

5-8.予約のキャンセル機能

WEBで一度行った予約をキャンセルすることもできます。方法はシステムによって異なりますが、マイページでキャンセルを行う場合や予約確認メールに記載しているキャンセルURLから行う場合などがあります。また、システムによってはWEB上からのキャンセルができずキャンセルは電話で受付して従業員がWEB予約管理システムで裏から削除する、といったこともあります。

6.WEB予約システムのご案内

ここでは代表的なWEB予約システムをご案内いたします。